Заполнение путевых листов легкового автомобиля: как правильно заполнять документы

Предприятиям, имеющим в распоряжении автотранспорт, необходимо списывать топливо, запасные части на машины, начислять заработную плату водителям и надбавки за разъездной характер работы, принимать к вычету расходы на оплату стоянок и т. д. Но все это возможно при условии соблюдения правил и порядка заполнения формы путевого листа легкового или грузового автомобиля.

С учетом положений Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007 года в данном документе можно обозначить маршрут транспортного средства, и нужно обязательно отметить, кто и когда проводил медицинские осмотры персонала. Анализ полученных данных позволяет делать выводы о необходимости приобретать или брать в лизинг новые машины, рассчитывать компенсации за использование ТС наемных сотрудников.

В 2023 году необходимо учитывать порядок ведения ПЛ, прописанный в Приказе Минтранса от 28.09.2022 года № 390. Бухгалтерам или иным ответственным лицам важно обратить внимание на существенные изменения, о которых речь и пойдет далее.

На кого возлагается обязанность по правильному заполнению путевого листа легкового и грузового автомобиля в соответствии с образцами Минтранса

Это обязаны делать ИП и юрлица вне зависимости от заявленных видов деятельности. И не имеет значения, для решения каких задач налогоплательщик использует ТС: для оказания услуг по перевозке пассажиров или грузов третьим лицам или для обеспечения необходимыми товарами собственных магазинов.

Кто непосредственно заполняет бланки, решает руководство конкретной организации. Главное, чтобы такая обязанность была обозначена в должностной инструкции. Это может быть и бухгалтер, и начальник транспортного подразделения, например, если машин в компании много.

Когда составлять путевой лист

При ответе на данный вопрос необходимо руководствоваться ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 года № 259-ФЗ. В соответствии с ней оформлять документы нужно, если планируется транспортировка людей, комплектующих, сырья, любых иных грузов или багажа.

Но, чтобы не сталкиваться с претензиями со стороны ГИБДД, ФНС при принятии затрат к вычету, некоторые юристы рекомендуют все же заполнять бланки при каждой поездке (в том числе порожняком), особенно, если предстоят длинные перегоны транспортных средств между городами и регионами.

Сколько действует путевой лист

В таблице ниже собрана информация о сроках действия и времени, когда документ необходимо выписать:

Правила оформления путевых листов в 2023 году

В данном моменте ответственные лица ООО и ИП обязаны руководствоваться Правилами, обозначенными в Приказе Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 года № 390. Нормативный акт вступил в законную силу 01.03.2023 года и сохраняет актуальность до 01.03.2029 года. Учитывать его в своей работе обязаны компании, выпускающие на линию не только легковые авто и грузовики, но и общественный транспорт, в том числе трамваи и троллейбусы.

Изменений в вышеуказанном документе много. И некоторые из них нужно рассмотреть более внимательно.

Обязательные реквизиты

Приказом Минтранса в ПЛ добавлен один значимый пункт — «Сведения о перевозке». А его уже можно разделить на два подпункта:

• вид сообщения; 
• вид перевозки.

При заполнении реквизита необходимо руководствоваться ст. 4, 5 Закона № 259-ФЗ от 08.11.2007 года и уточнениями, приведенными в Письме Министерства транспорта от 03.03.2021 года № ДЗ-438-ПГ. Этот документ существенно расширяет положения Закона. В соответствии с последними разъяснениями в графе «Вид перевозки» можно прописать одно из следующих значений:

• регулярные перевозки пассажиров и всех типов багажа;
• выполнение заказов на транспортировку как людей, так и их вещей;
• доставка грузов вне зависимости от его назначения;
• работа ТС в качестве легкового такси с выполнением заявок клиентов; 
• эксплуатация авто для решения задач непосредственно предприятия-собственника.

Тем, кто хочет знать, как заполнить путевой лист автомобиля по образцу в соответствии с инструкцией по заполнению в РФ, нужно не забывать про пункты, указанные далее:

• Кто составляет документ. Это актуально для ситуаций, когда машина передается кому-либо в аренду с экипажем или без. Для ООО требуется полное наименование, ОГРН, юрадрес и контактный номер телефона. ИП приводит полностью ФИО.
• Тип ТС с обозначением марки, модели (в том числе прицепа), госномера.
• Показания одометра.
• Когда машина проходила предрейсовые техосмотры, если это предусмотрено на законодательном уровне.
• В течение какого времени действует ПЛ.
• ФИО водителя, когда он проходил обязательные медосмотры (с указанием не только дня, но и времени с точностью до минуты).

Чтобы израсходованный бензин и заработную плату персонала можно было принять к учету при формировании базы по налогу на прибыль, в путевке дополнительно нужно обозначить:

• с каким фактом хозяйственной жизни компании связан рейс,
• какой груз перевозит машина с указанием количества единиц; 
• кто из должностных лиц ответственен за проведение конкретной операции.

Путевой лист в обязательном порядке подписывают ответственные сотрудники организации, выпускающей машину на линию. Полные требования к заполнению ПЛ для принятия затрат к вычету изложены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете в РФ».

Факультативно можно указать нормы расхода топлива, факты экономии или перерасхода ГСМ. Также составитель документа может обозначить, по какому маршруту поедет авто. Но эти данные нужны скорее самой компании для ведения внутреннего учета, чтобы избежать мошеннических действий со стороны водителей.

Как правильно писать журнал учета путевых листов

К числу необязательных в 2023 году отнесены не только номера бланков, но и журналы их учета. После 01 марта юрлица самостоятельно решают вести их или нет. Если решение принято в пользу ведения, можно выбрать формат: на бумаге или в виде электронного документа.

Последний вариант можно применять при наличии у руководителя компании или иного ответственного лица усиленной квалифицированной электронной подписи. Заверять рекомендуется каждую отдельную запись в файле.

Путевые листы при аренде

Долгое время собственники и арендаторы спорили, кто же обязан заполнять путевки на прокатные авто. Только сейчас Минтранс внес ясность в данный вопрос. Если машина передается в распоряжение заказчика вместе с водителем, то и оформлять все необходимые документы обязан владелец. Это особенно актуально при передаче во временное пользование тяжелой спецтехники: дорожной, строительной и т. д.

Медосмотры

Теперь на бланке не может расписываться какая-то «медсестра». Многие хотят знать, как заполняются путевые листы легкового или грузового автомобиля в соответствии с требованиями Минтранса. Чтобы выполнить все нормативы, важно указать:

• в какой организации числится врач, проводящий медицинские осмотры;
• реквизиты лицензии на проведение медосмотров именно водителей: номер и серия бланка, дата выдачи, срок действия. 

Проверять состояние здоровья персонала необходимо и перед выездом на дорогу, и после возвращения. В первом случае в путевке важно обозначить, что сотрудника можно допускать к работе по результатам проведения предрейсовых проверок. А уже после заезда в гараж ответственное лицо указывает, что послерейсовый медосмотр пройден.

Показания одометра

Например, в таксопарках на одной машине может работать несколько водителей. И на каждого из них оформляется отдельная путевка. В соответствии с новой редакцией Правил данные одометра фиксируют следующим образом:

• Перед первым выездом из гаража. 
• В период пересменки — передачи ТС другому сотруднику.
• После завершения всех смен, когда автомобиль заезжает на парковку.

Неизменным осталось требование в части указания только полных пройденных километров.

Электронный формат

На ПК теперь можно не только вести журнал учета, но и заполнять собственно путевки. И заверять такие документы придется при помощи УКЭП. Также соответствующие коррективы придется внести в учетную политику организации. В противном случае могут возникнуть проблемы при принятии расходов к учету при формировании базы по налогу на прибыль.

Но знать, как правильно заполняется электронный путевой лист легкового или грузового автомобиля, где ставить печать в соответствии с образцами Минтранса, недостаточно. Водителю все равно придется вручать бумажную копию при выезде в рейс. Ведь ему придется как-то объяснять свое нахождение на дороге, если его остановят сотрудники ГИБДД. Если у сотрудника компании при себе не будет оформленного ПЛ, штрафа избежать не удастся. И суд тоже вряд ли примет к сведению, что юрлицо перешло на ЭДО.

Форма путевого листа легкового авто 2023 года

Юридические лица и ИП могут выбирать один из следующих вариантов:

• Использование унифицированных бланков. 
• Разработка собственного документа.

В любом случае необходимо учесть требования и Минтранса, и ФНС. Иначе можно получить постановления о начислении штрафов со стороны и той, и иной проверяющей инстанции.

Нормы расхода топлива на 2023 год

Бухгалтер не может просто принимать к зачету все предоставленные водителями чеки с заправочных станций. Он обязан учитывать определенные нормативы, обозначенные в Распоряжении Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 года № АМ-23-р. Данная бумага обязательна для всех предприятий и организаций, у которых в эксплуатации находятся транспортные средства на базе шасси. Форма собственности, система налогообложения компании-собственника не имеет значения.

В соответствии с обозначенными Методическими рекомендациями юридические лица обязаны самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ. И сделать это необходимо отдельно каждого типа машин (легковая, грузовая), всех отдельных марок ТС. Все данные фиксируются в локальных нормативных актах и доводятся до сведения персонала.

В Налоговом кодексе РФ конкретные допустимые значения в части списания бензина не приводятся. Чтобы у инспекторов не было оснований заявлять о завышении затрат, специалисты рекомендуют разработать и утвердить приказом нормативы по всем видам автотранспорта. Основание — ст. 252 НК РФ.

Штрафы за несоблюдение требований к правильности заполнения путевых листов легкового и грузового автомобиля по образцу от 2023 года

Если компания-собственник авто не соблюдает действующее законодательство в части оформления путевок, оштрафовать могут и непосредственно водителя, и его работодателя. И постановления могут составлять сотрудники не только ГИБДД, но и ФНС, Росздравнадзора и т. д.

Вся необходимая информация о возможных наказаниях собрана в таблице ниже.
 

Закон разрешает одновременно наказывать и компанию, и человека, ответственного за оформление путевок. В основном штраф выписывают на генерального директора.

Как правильно заполнять, оформлять путевые листы легкового и грузового автомобиля, примеры

Ниже приведены типовые бланки бумаг. На них можно ориентироваться при подготовке транспортных средств к выезду из гаража.

Подведем итоги

В 2023 году юридические лица и ИП при заполнении путевок обязаны руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Минтранса от 28.09.2022 года № 390.

В соответствии с данным документом изменился состав обязательных реквизитов ПЛ. Например, теперь нужно заполнять такой пункт, как «Вид перевозки». К стандартным вариантам относят транспортировку пассажиров и грузов, в том числе с использованием такси.

Чтобы не получать претензии со стороны ФНС из-за факта неправомерного принятия к вычету затрат на топливо, необходимо не только точно обозначать, с каким фактом хозяйственной жизни связаны рейсы, но и разработать и утвердить на уровне юридического лица нормы списания ГСМ.

Отдельное внимание при оформлении путевых листов уделяется прохождению медосмотра. Важно указать не только ФИО врача (медсестры), но и в какой компании они работают, когда и на какой срок выдана лицензия именно на проведение водительских медицинских осмотров.

FAQ

Разобрали самые популярные вопросы по данной теме.

Какие данные нужно указать при заполнении путевого листа?

Необходимо придерживаться Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022 года. Собственно полный перечень реквизитов приведен в разделе I.

Какие ошибки могут привести к штрафам?

Оштрафовать и водителя, и компанию, и должностное лицо могут, если в ПЛ не будет отметок о прохождении медицинского и технического осмотров. Накажут и за полное отсутствие заполненного ПЛ.

Где получить бланк?

При необходимости формы можно скачать на сайте Минтранса. Можно купить и готовые в специализированных магазинах.