Упаковочный лист для таможни - что это такое, образец packing list по ГОСТу

Помимо накладных, инвойсов и прочей, всем хорошо знакомой документации, при грузоперевозках оформляется еще один важный товаросопроводительный документ – упаковочный лист для таможни, который обязательно требует правильного заполнения по индивидуальному образцу на соответствующем бланке. В международных перевозках в отношении его используется термин «Packing List». Его формирование необходимо при транспортировке различных типов грузов. В нем отображается подробная информация о содержимом грузового транспорта: наименование товаров, их количество, вес, характеристики и прочие параметры. При этом в нем не прописывается стоимость в целях безопасности, так как листок будет размещен снаружи упаковки, соответственно, сведения в нем сможет увидеть любой. В статье подробно расскажем об этом документе, особенностях и правилах его заполнения.

Что это такое упаковочный лист для таможни

Это один из видов товаросопроводительной документации. Он особо актуален, когда перевозятся разные типы грузов, но находящиеся в общей таре. Бумагу располагают так, чтобы было возможно беспрепятственно ознакомиться с инфой, которую она содержит.

Она включает в себя данные о количестве, весе, размерах и характеристиках товаров. Также может содержать информацию о производителе, поставщике и грузополучателе. Играет важную роль в логистике и торговле, поскольку помогает подтвердить соответствие товарных позиций ожиданиям потребителей и обеспечивает надлежащую учетную запись об их перемещении. Транспортируемые предметы в обязательном порядке проходят через складские помещения, где смешиваются с другими грузами. Упаковочный лист отгрузочной спецификации, оформленный по всем требованиям, помогает сотрудникам ТК ориентироваться, куда они перевозятся, в их параметрах и так далее. Это помогает сэкономить время на сортировке, не допустить ошибку в пункте назначения, не потерять ничего в дороге на различных стадиях грузоперевозки.

Где нужен Packing List

Он используется при перевозках транспортными компаниями. Хотя в соответствии с законодательством он и не считается обязательным при внутренних грузоперевозках, многие ТК регистрируют его в своей учетной политике.

Если же груз проходит таможню, его оформление необходимо. Его нужно будет предоставить на таможенном контроле. Причем его нельзя рассматривать в качестве альтернативы остальной документации. Он является самостоятельным документом, формирование и наличие которого регламентируется на законодательном уровне. Только иногда он бывает приложением к счет-фактуре. Например, когда вес, количество и вид каждой товарной позиции различаются, либо перевозится большой объем товара.

Применяется при транспортировании разными ТС: наземными (ж/д, автомобильным), водным, воздушным. Оформляется на однородный груз, либо разный, если он упакован в общую тару (коробку, ящик, сверток, емкость и так далее).

Содержание

Упаковочный лист не включен в Альбом унифицированных форм, соответственно, общепринятого шаблона по ГОСТ на него нет. Это означает, что субъекты хозяйствования могут сами определять, что в нем будет содержаться.

Однако следует учитывать, что сведения в нем должны быть детализированными. Как правило, в нем прописываются все параметры товара (за исключением стоимости), в том числе:

• реквизиты обеих сторон (наименование организации, адрес, по которому осуществляется доставка);
• информация о заказе и внешнеторговом контракте;
• данные о грузе (количество погрузочных мест, название, объем товарных позиций, габариты);
• нетто/брутто;
• разновидность тары (ящик, контейнер, коробка и прочее).

Несмотря на то, что установленного законом образца не существует, есть определенные требования, которые следует учитывать, чтобы на таможне не возникло проблем.

Правила оформления формы упаковочного листа по ГОСТу

Оформлять бумагу можно как в печатном, так и в рукописном виде. Самое главное, чтобы в содержании не было ошибок. Если они присутствуют, лучше все переделать, чтобы избежать лишних проблем. Кроме того, важно, чтобы подпись отправителя (упаковщика) была «живой», то есть проставлена человеческой рукой.

Желательно поместить листок в файл, чтобы он не повредился, не потерялся или не намок. Затем он размещается в специальном кармашке, находящемся сбоку упаковки.

Печать не является обязательной. Это связано с тем, что с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости использования штампов и оттисков.

Документ создается как минимум в 2-х экземплярах. Один из них остается на руках у отправителя с пометкой о приемке, а второй передается представителю ТК. При желании можно сделать и третью копию, чтобы отдать ее получателю.

Обратите внимание! Если отправка подразумевает прохождение таможенного контроля, то бумага должна быть составлена сразу на 2-х языках: страны-товароотправителя и на английском. При этом переводу подлежат абсолютно все элементы товаросопроводительной документации: печати, штампы и остальное.

Пример заполнения упаковочного листа

Packing List оформляется на листке А4 или фирменном бланке компании. По оформлению он близок к формату комплектовочной ведомости, но фирма, которая отправляет груз, вправе внести дополнительные данные.

Назначение

Документ решает сразу несколько задач:

• Описание особенностей перевозки. Например, сведения о хрупкости, подходящем температурном режиме и уровне влажности, месте размещения и так далее.
• Предоставление информации с названиями товаров, по которым их будет проще найти грузополучателю, представителям транспортной компании.

Благодаря формированию этой бумаги значительно снижается риск возникновения ошибок. Кроме того, удается выполнить отправку и доставку значительно быстрее, так как не приходится тратить много времени на поиски товарной позиции и разбирательства, куда ее везти.

По этой причине многие перевозчики требуют заполненный бланк упаковочного листа при погрузочных работах, даже если транспортировка осуществляется внутри страны. Это обеспечивает высокую скорость и правильность сортировки. Если вы хотите, чтобы товар дошел быстро до получателя, его предоставление будет в ваших же интересах.

Образец

Итак, заполненный документ должен выглядеть следующим образом:

• Порядковый номер Packing List, число, месяц и год его составления.
• Официальные наименования продавца (отправителя) и покупателя (получателя). Если они являются физическими лицами, указываются фамилия, имя, отчество полностью и паспортные данные. Если это предприятия, то прописываются их названия, дополнительно – Ф. И. О. сотрудников, которые будут заниматься отправкой/приемкой, их должность.
• Список всех грузов с описанием их характеристик и свойств. Они определяются индивидуально в каждом конкретном случае. При этом обязательно надо написать количество товарных позиций, вес и объем, обозначение товара в соответствии с номенклатурой или другой документацией.
• Точный адрес получения вместе с индексом и регионом. Если подразумевается отправление за рубеж, согласно образцу упаковочной ведомости для экспорта по ГОСТ они указываются на отгрузочном листе на русском и на языке государства-товарополучателя (обычно латинскими буквами).
• Разновидность тары. К примеру, пакет, коробка, поддон, бочка и так далее (зависит от классификации, используемой в организации).
• Общее количество мест в транспортном средстве, масса и объем каждого + суммарные значения.

Обратите внимание, что помарки, поправки и перечеркивания недопустимы. Если они имеются, все надо переделать. Если почерк у сотрудника неразборчивый, лучше оформить документ на компьютере, после чего распечатать. Каждая буква обязана быть четкой и хорошо различимой. Чтобы не получилось так, что груз должен был уйти в Томск, а из-за того, что плохо пропечаталась «Т», оказался в Омске. Если документация пишется собственноручно, необходимо использовать синюю или черную ручку.

ГОСТ

Это официальная бумага, которой присвоен номер в ОКУД – 1002004. Что касается нормативов образца листа, то они регламентируются различными стандартами, которые касаются упаковочных и маркировочных требований: ГОСТ Р 51474-99 и 14192-96.

Приведем краткое содержание:

• Манипуляционные знаки. Это специализированные обозначения, которые указывают на то, как следует обращаться с содержимым (не кидать и так далее).
• Предупредительные записи. Предоставляют вспомогательную информацию об особенностях транспортировки.
• Описание об отправителе и получателе, числе товарных позиций, номере груза и партии, нетто и брутто.

Следовать требованиям ГОСТ нужно обязательно.

Документы, которые нужны для отправки

За последние несколько лет правила предоставления логистических услуг прошли серьезные изменения. Например, с середины лета 2021 года в силу вступили законодательные поправки, в соответствии с которыми грузоотправители должны предоставлять ряд бумаг при отправлении транспортными компаниями. Причем для частных отправителей и предприятий перечень будет отличаться.

Частники

Для обычных граждан:

• свое удостоверение личности;
• опись отправки, бланк которой выдает сама ТК;
• доверенность на отправление (если вы являетесь официальным представителем грузоотправителя).

Обратите внимание, что последняя бумага обязательно заверяется в нотариальной конторе.

Юридические лица

Для предприятий, организаций, благотворительных фондов и так далее:

• паспорт;
• доверенность на манипуляции представителя фирмы, заверенная руководящим органом или другим сотрудником, у которого на это имеются полномочия (если это делает сам директор, надо предоставить приказ о назначении на должность);
• документ на груз (обычно это и есть пакинг лист, оформленный по свободному образцу на русском и дополнительно иностранном языке).

Иногда также могут потребоваться характеристики товара, разрешение на транспортировку и прочее. Как правило, они требуются при грузоперевозке материальных ценностей, опасных веществ, в том числе представляющих биологическую или химическую угрозу и так далее.

Определение количества

Для транспортной компании важно, чтобы в документации присутствовала следующая информация:

• число (1 упаковка = 1 позиция);
• масса и объем каждого;
• суммарные показатели;
• нетто и брутто.

В качестве упаковочного материала могут использоваться контейнеры, бочки, различные емкости, паллеты, пакеты, свертки и прочее.

Ответственность грузоперевозчика

Она регламентируется заключаемым договором. Обязанности перевозчика прописаны в ст. 796 ГК РФ, а именно в ней говорится о следующих ситуациях:

• утрата груза, его недостача;
• повреждение или порча товара.

При этом он не будет отвечать, если багаж повредился из-за обстоятельств, на которые он не мог повлиять:

• действия товароотправителя или товарополучателя;
• естественные свойства предмета (например, если транспортируется стекло, грузоотправитель должен сам позаботиться о его надежной упаковке для качественной защиты, а также о нанесении особых указаний);
• недостатки самого материала, которые не могли быть обнаружены представителем ТК (к примеру, острые изделия не упаковываются в картон или пакет).

Во всех перечисленных случаях транспортная компания не будет нести ответственность при повреждении груза.

Подведем итоги

Мы подробно рассказали о том, что это такое Packing List (упаковочный или паллетный лист) для таможни, предоставили образец заполнения, разобрали все нюансы и особенности документа. Как стало понятно, он является необязательным при отправке из одного города в другой в пределах страны. Однако желательно его оформлять, так как он ускорит доставку, позволит снизить вероятность ошибок. При перевозке за границу, данная бумага обязательно нужна, иначе багаж не пройдет таможенный контроль и будет привезен обратно. В заключение хочется еще раз напомнить, что крайне важно, чтобы документация была оформлена без помарок и зачеркиваний, разборчивым почерком (если заполняется вручную). Если что-то не так, лучше потратить немного времени и все переделать, чем потом пожинать плоды недочетов.

Вопросы-ответы

Кто должен заполнять упаковочный лист для таможни?

Обычно это возлагается на экспортера. Именно он является владельцем груза и лучше всего знает его состав и характеристики. Он обязан предоставить правильную и достоверную информацию для пограничной службы. Грузоотправитель может самостоятельно оформить документ, либо воспользоваться помощью специалистов, занимающихся таможенным оформлением. В некоторых случаях транспортная компания может выступить в роли заполнителя. Она имеет достаточный опыт для этого. ТК часто помогают товароотправителям с формированием всего необходимого для транспортировки. Вне зависимости от того, кто будет заниматься данной работой, важно, чтобы заполняющий владел знаниями в таких процедурах. Неправильно оформленная бумага может привести к задержкам на таможне или даже к штрафам. Специалисты бренда dot-dot.ru всегда готовы предоставить профессиональную консультацию и выполнить работу.

Что делать, если нет упаковочного листа при экспорте в другую страну?

В такой ситуации его надо оформить. В первую очередь рекомендуется связаться с перевозчиком, чтобы уточнить, не предоставляет ли он уже готовые бланки. Если нет, их всегда можно найти и скачать в интернете. Вероятность того, что вы отправите груз без необходимого документа, очень маленькая, так как логисты обычно все перепроверяют. Если такое все-таки произошло, то вам надо позвонить в ТК и спросить, что делать дальше, возможно, вас попросят предоставить дополнительную информацию.

Какие последствия могут быть, если паспорт паллета заполнен не в соответствии с образцом?

Если упаковочный лист заполнен неверно, это может привести к различным проблемам. В зависимости от страны, ее правил и процедур, возможны следующие последствия: задержка в процессе таможенного оформления, так как служба потребует доп. документы и объяснения, штрафы и дополнительные расходы, связанные с исправлением ошибок и переоформлением необходимой документации, возврат или конфискация груза. Для избежания таких трудностей рекомендуется внимательно изучить требования и инструкции таможни государства, в которое вы отправляете товарные позиции, и правильно заполнить Packing List согласно регламенту.