Товарная накладная — что это такое, образец заполнения, в каком случае нужно ее оформлять

Предпринимательская деятельность чаще всего связана с передачей материальных ценностей сторонним компаниям или частным покупателям. Для операционного учета подобных сделок используются специальные бланки, перечень реквизитов в которых соответствует требованиям регулятора. Унифицировать порядок действий при продажах и поставках позволяет форма, соответствующая стандартам Госкомстата, утвержденным в отношении первичной документации. Знание нюансов составления и подписания ТОРГ-12 одинаково важно и для поставщиков, и для получателей. В каких случаях оформляется товарная накладная, как правильно заполнить образец документа, и для чего он нужен? Давайте разбираться.

Общее представление

Документальный учет перехода права собственности позволяет зафиксировать передачу груза от продавца к покупателю. В содержание ТН включается определенный перечень сведений, в том числе — название и тип товара, цена каждой отгружаемой позиции, общая стоимость поставки и сумма налога на добавленную стоимость. Кроме того, обязательным условием является наличие реквизитов каждой из сторон, а также подписей их уполномоченных представителей.

Для чего предназначена товарная накладная

В случае с поставщиком документ позволяет зафиксировать выбытие ТМЦ со склада или распределительного центра, произведя списание остатков, тогда как покупатель получает возможность сверить план/факт, произвести и отразить поступление в учетной системе. Подобная документация оформляется как в рамках сделок оптовых и розничных компаний, так и при перемещении между юридическими лицами. Наличие корректно заполненных бланков регулярно становится предметом проверки со стороны сотрудников налоговых служб, поскольку они служат подтверждением передачи изделий.

Стоит отметить, что товарная накладная — это документ о приемке, подтверждающий выполнение торговой операции в тех случаях, когда не используют товарно-транспортный формат. Если у вас уже есть ТТН, содержащая сведения не только о транспортной компании, но и об отгружаемой продукции, то дополнительно составлять ТН не требуется.

Стандартная форма

Согласно положению 402-ФЗ, утвержденного в 2011 г., и регулирующего вопросы ведения бухгалтерского учета, любой факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть оформлен надлежащим образом. Речь идет о составлении первичной учетной документации, перечень которой утверждается руководителем на основании представления сотрудника, ответственного за бухгалтерию.

Организации могут пользоваться бланками, разработанными самостоятельно, либо использовать стандартные версии, согласованные Госкомстатом. Так, ТОРГ-12, предназначенная для регистрации сделок, связанных с продажей и отпуском ТМЦ сторонним фирмам, включена в Альбом унифицированных форм №132 от 1998 г. Учитывая развитие технологий, действующие нормы предусматривают возможность формирования подобных документов как в бумажном, так и в цифровом виде.

Как должна выглядеть товарная накладная

При подготовке первичной документации следует придерживаться основных правил и рекомендаций.

Составление

Для каждой поставки используются два экземпляра ТН. Один остается у отправителя и является основанием для создания в учетной системе акта списания отгруженной продукции. Второй передается грузополучателю и позволяет выполнить процедуры оприходования ТМЦ и налогового вычета.

Подписание

Обязательное условие — наличие собственноручных подписей руководителя и главного бухгалтера организации, либо сотрудников, наделенных соответствующими полномочиями в соответствии с утвержденным списком. Передача права сопровождается оформлением доверенности или внутреннего приказа по предприятию.

Теоретически в документе могут отметиться до пяти лица: три от продавца (руководитель, бухгалтер и работник РЦ, отвечающий за отгрузку), один от покупателя (человек, принимающий поставку), а также представитель транспортной компании, выполняющий перевозку груза. На практике весь функционал поставщика обычно замыкается на одном ответственном операторе, что подкрепляется официальным распоряжением.

Заполнение

Действующие нормы, определяющие, что указывается в товарной накладной, содержат следующие требования и рекомендации:

• Наименование грузоотправителя следует заполнять так же, как в учредительном пакете, с уточнением адреса, реквизитов банка и контактного телефона. Если речь идет о структурном подразделении — территориальное местонахождение указывается в соответствующей графе.
• Разделы «ОКПО» и «Вид деятельности по ОКПД» оформляются для предприятия, выступающего в статусе продавца продукции, в обязательном порядке.
• Пункты «Плательщик» и «Поставщик» должны содержать сведения, идентичные информации, представленной в разделах «Получатель» и «Отправитель» соответственно. Исключение — ситуации, когда указанные субъекты одной стороны являются разными юридическими лицами. В этом случае используются собственные реквизиты каждой организации.
• При заполнении ТН в блоке «Основание» проставляются дата и номер действующего договора поставки.
• Перед сводной таблицей бланка ставятся порядковая нумерация и календарная отметка. Важно учесть, что налоговые службы при проведении проверок настаивают на совпадении документального и фактического дня отгрузки.
• Табличные сведения — код единицы измерения, тип тары, масса — должны быть идентичны данным, указанным в счет-фактуре. При наличии приложений количество листов отмечается в соответствующей графе.
• В торговых операциях, предусматривающих привлечение посредника, оказывающего логистические услуги, обязательным условием является транспортная накладная.

Кроме того, документация считается оформленной надлежащим образом только при условии подписания всеми уполномоченными лицами.

Электронная форма

Последовательность действий при заполнении цифровой версии аналогична традиционному алгоритму. Документ представляет собой единый экземпляр, состоящий из двух файлов, первый из которых формируется у отправителя, а второй — при пересылке у получателя. Верификация осуществляется каждым из участников торговой операции с помощью ЭЦП, при этом в разделах о разрешении и производстве отпуска, принятии и приемке груза, а также в поле «Главный бухгалтер», должны быть указаны персональные данные и должности уполномоченных сотрудников.

Объединение со счет-фактурой

Говоря о том, как заполнить товарную накладную, стоит упомянуть о возможности создания документа, объединяющего ТОРГ-12 и с/ф.

Возможные варианты

Для решения данной задачи есть два способа:

• Использование универсальной передаточной формы (УПД), соответствующей рекомендациям ФНС.
• Самостоятельная разработка бланка.

Во втором случае важно соблюсти правила, определяющие перечень добавляемых реквизитов. В соответствии с положениями 402-ФЗ (часть 2, статья 9), в него входят:

• Описание осуществляемых операций, то есть указание на производство отпуска и получение груза.
• Название должности, ФИО и подпись сотрудников, отвечающих за отгрузку и приемку товара.

Дополненная форма утверждается соответствующим приказом, составленным от имени руководителя предприятия, что позволяет определить ее в статусе первичной документации, являющейся приложением к политике ведения бухучета. Исключение из объединенного бланка стандартных реквизитов товарной накладной и счета фактуры не допускается.

Выставление и регистрация

УПД, равно как и собственный вариант передаточного документа, формируется непосредственно при отгрузке продукции. Здесь не действует правило, предоставляющее возможность составления в течение пяти календарных дней. Отправитель должен подготовить два экземпляра, первый из которых подлежит регистрации в книге продаж, а второй — передается получателю груза. Документация, заполненная надлежащим образом, является подтверждающим основанием, позволяющим произвести налоговые исчисления и зафиксировать операцию в бухучете.

Алгоритм действий при приемке

Получение товарной накладной означает, что покупатель может поставить принятую продукцию на баланс, отразить ее стоимость в расходах по базе налогов, а также провести вычет НДС.

Учет и хранение

Действующие правовые нормы не устанавливают особых правил, за исключением пятилетнего охранного срока, что подразумевает возможность самостоятельного определения организацией порядка передачи и архивирования документов. Как правило, сотрудниками распределительного центра или склада формируется первичный отчет, содержащий сведения об отгруженных позициях и их себестоимости, последовательно дополняемый вновь созданными ТН.

Отражает ли товарная накладная, что поставка была оплачена

Нет. Рассматриваемые бланки используются только в качестве подтверждения того, что изделия передали покупателю. Присутствие отметки о проведении оплаты никак не меняет статус документации.

ТОРГ-12

Исходя из вышесказанного, можно сделать следующие выводы. Форма, утвержденная Госкомстатом, заполняется в соответствии с действующими правилами, и является основанием для списания ТМЦ с баланса продавца и постановки прихода на учет у получателя груза. К числу обязательных требований регулятора относятся составление в двух экземплярах, наличие всех типовых реквизитов, а также подписей сотрудников, ответственных за исполнение хозяйственной операции.

Правила оформления

При подготовке документа необходимо придерживаться стандартных инструкций.

Для подачи

В ТН указываются наименования участников сделки, сведения о характеристиках и стоимости товаров. Передача бланков осуществляется в момент реализации, либо до его наступления.

Для регистрации

Фиксация выписываемых товарных накладных осуществляется в день выписки, при помощи регистрационных журналов и книг учета. Соответствующая обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии предприятия.

В чем отличие от с/ф

Ключевая разница — назначение. Счет-фактура оформляется с целью последующего вычета НДС, тогда как ТН используется в качестве учетной документации, подтверждающей факт доставки продукции. Кроме того, внимания заслуживают следующие аспекты:

• Форма. При выставлении фактуры применяется правительственный стандарт, утвержденный постановлением №1137 в 2011-м, и дополненный корректировками от 2017 г. Товарная накладная — документ, что за время деятельности организации может быть представлен как в виде типового шаблона, так и в формате самостоятельно разработанного или объединенного бланка.
• Подписание. По действующим правилам, требование подписывать с/ф предъявляется только грузоотправителю. ТН, в свою очередь, формируется в двух экземплярах, и удостоверяется подписями представителей обеих сторон, а также уполномоченного сотрудника логистической компании, осуществляющей перевозку.
• Тип хозяйственной операции. Счет-фактура составляется как при продаже товаров, так и при оказании услуг. Если же говорить о том, в каких случаях нужно оформлять документы в виде товарной накладной — речь пойдет только о товарной продукции, тогда как для остальных ситуаций используются акты выполненных работ.

Стоит также отметить, что с/ф не рассматривается в качестве основания, позволяющего выставить претензии в адрес второй стороны. Что касается обязательного хранения — минимальный срок для ТН составляет пять лет, тогда как для обычной счет-фактуры аналогичный период равен четырем годам, отсчет которых начинается с момента окончания квартала последнего использования.

В чем разница между документами, подтверждающими оплату

При совершении сделки покупателю может быть передана различная документация, будь то ордера, квитанции или накладные. У каждой формы есть свое предназначение. Ответ на популярный вопрос о том, можно ли использовать товарный чек вместо кассового в ситуациях, когда обязанностью предпринимателя по закону является использование ККМ, будет однозначно отрицательным. Подобная практика допускается только при наличии оснований, освобождающих ИП от исполнения соответствующего требования. Что касается ТН, они служат исключительно доказательством передачи товара покупателю, на основе которого можно учесть совершенную торговую операцию в бухгалтерии и произвести необходимые вычеты.

Номерной учет

В положениях Налогового кодекса РФ, равно как и других нормативных актов, не содержатся упоминания об обязательности совпадения порядковых номеров счет-фактур и товарных накладных. Главное, чтобы идентичными оставались суммы НДС, заявленные к возврату, тогда как последовательность нумерации каждое предприятие может определять самостоятельно.

В каких случаях выписывается ТОРГ-12

Наличие сопроводительного документа — обязательное условие выполнения хозяйственной операции, связанной с поставкой товаров. Форма используется в сделках вне зависимости от юридического статуса получателя. Исключение — замена на ТТН, в которой одновременно содержатся сведения как об отгружаемой продукции, так и о транспортном сопровождении. Подписывая бланк, покупатель подтверждает получение груза и отсутствие претензий в адрес поставщика.

Образец заполнения

Зная, как называется унифицированная товарная накладная, можно без особого труда найти подходящий шаблон в Сети. Для формирования стандартной первичной документации также подойдут формы, по умолчанию включенные в базу популярных учетных систем, используемых на большинстве предприятий.

Подведем итоги

Соблюдение требований, устанавливающих порядок регистрации торговых операций, помогает заметно упростить ведение учета и избежать претензий со стороны контролирующих органов. Оптимальный вариант — наличие в штате организации квалифицированного ответственного сотрудника, разбирающегося в нюансах заполнения товарных накладных.

Вопрос/Ответ

Нужна ли ТН при отгрузке товаров за границу?

Если речь идет об экспорте с использованием автотранспорта в страны, не относящиеся к ЕАЭС — да. Попутно также оформляются счет-фактура, CMR и ГТД.

В чем отличие ТОРГ-12?

Унифицированная первичная форма — неотъемлемая часть хозяйственных операций, связанных с передачей продукции, и составляется как в рамках сделок между предприятиями, так и при поставках в адрес физических лиц.

Кто отвечает за заполнение у продавца?

По умолчанию на бланке должны присутствовать подписи трех лиц: руководителя, главбуха и ответственного сотрудника. На практике же, как правило, товарная накладная — это документ, который заполняется и подписывается одним уполномоченным работником.