Спецификация на товар - что это такое, нужен ли этот документ

Торги на право поставок государственным и бюджетным структурам предполагают подготовку собственно контракта и приложений к нему. В первую очередь это отгрузочные спецификации — документы, определяющие параметры товаров, выбранных на поставку. Непосредственно отгрузки сопровождаются накладными и счет-фактурами. Если предполагается оказание услуг, потребуются акты выполненных работ.

При подготовке указанной документации необходимо придерживаться определенных правил. В противном случае можно столкнуться с тем, что поставленная продукция не соответствует изначально заявленным требованиям.

В еще более сложных случаях поставщика и покупателя ждут многолетние судебные разбирательства. Претензии могут поступать и от недовольных исходом дела выбывших участников аукциона по 44-ФЗ. Они могут счесть, что заказчик изначально отдал предпочтение одному из возможных продавцов.

При неверном составлении документов не избежать проблем и в текущих взаимоотношениях между контрагентами. О том, что нужно и нельзя указывать в подобных ситуациях, речь и пойдет далее.

Что такое спецификация на товар к договору

Если обобщить информацию из разных источников, так называют приложение к основному контракту. Эта документация нужна, чтобы конкретизировать требования к продукции или услугам.

Например, в соглашении между двумя юридическими лицами сказано, что продавец обязуется поставить медицинское оборудование. А уже в дополнении значится, что в IV квартале 2023 года в конкретную больницу должны завезти аппарат для УЗИ. Не любой, а с вполне определенными характеристиками. Это же относится и к любым иным материальным ресурсам.

Зачем и всегда ли нужна спецификация к договору поставки товара

Сделки, связанные с куплей-продажей, оказанием услуг, предполагают обязательное заключение контракта. В российской деловой традиции он имеет письменную форму (хоть ГК РФ и позволяет сторонам договариваться устно).

Обязательные реквизиты документа:

• Данные поставщика и покупателя. Для граждан достаточно ФИО, номера и серии паспорта, даты выдачи. Для организаций указывают полное наименование, юридический адрес, номер расчетного счета, ИНН/КПП.
• Объект поставки. Если речь идет об отгрузке вполне конкретного товара, указывают его, количество и цену.
• Условия в части сроков передачи каждой партии, оплаты услуг перевозчиков, если они необходимы, и т. д.
• Способ разрешения споров, ответственность сторон за неисполнение пунктов контракта.

Нередко соглашение заключается сразу на год. Либо в его рамках предполагается продажа сотен наименований самых разных товарно-материальных ценностей. И, например, каждую неделю предстоит отгружать один или несколько контейнеров с десятками позиций. В этом случае и пригодятся приложения к документации.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Никаких ограничений в данном вопросе нет. Все зависит от того, как планируется передача заказанной продукции. Где-то поставщик отправляет всего несколько поддонов, и на этом его обязательства выполнены. А где-то предстоит отправлять сотни вагонов с самыми разными, например, пиломатериалами и из разных регионов страны.

Но в любом случае каждое дополнение после его визирования руководителями или иными ответственными лицами контрагентов становится неотъемлемой частью контракта.

Кто формирует спецификацию

Если отвечать на вопрос коротко, то эта обязанность возложена на поставщика. Он готовит документы на каждую конкретную отгрузку: накладные, счет-фактуры и т. д.

А вот кто именно из сотрудников организации обязан составить документацию, здесь возможны отличия. В зависимости от содержания должностных инструкций заполнением приложений может заниматься:

• менеджер, курирующий сотрудничество с конкретным клиентом;
• секретарь;
• бухгалтер;
• руководитель какого-либо из подразделений;
• юрист.

Главное, чтобы не было ошибок в наименовании товаров/услуг, цене, названии компании-получателя и т. д. В противном случае могут возникнуть проблемы с подтверждением факта поставки.

Содержание документа спецификации, примеры

Ни в альбомах Росстата, ни в НК РФ, ни в ГК РФ или каких-либо иных законодательных актах нет никаких особых требований к форме приложения. Главное выполнить условия, обозначенные ниже.

В верхней части — «шапке» — обязательно указывают:

• номер договора и дату его подписания;
• порядковый номер собственно дополнения и его наименование.

Для перечисления товаров и/или услуг в основном используют таблицы. Здесь необходимо обозначить:

• точные названия продукции или выполняемых работ;
• единицы измерения;
• количество, в том числе мест (если это необходимо);
• цена штуки, килограмма, литра и т. д.;
• общая стоимость всей партии или оказанных услуг.

Дополнительно стороны могут оговорить порядок оплаты в рамках данной спецификации, если он отличается от того, что указан в контракте.

И, конечно, конструкторский документ обязательно подписывают ответственные лица поставщика (исполнителя) и покупателя (заказчика). Без этого дополнение не будет иметь юридической силы.

Поставка

В этом случае продавец указывает:

• Какие товары подлежат отгрузке. Стороны по договору могут заранее согласовать наименования, в том числе с обозначением артикула производителя и т. д.
• Цену экземпляра без НДС.
• Стоимость всей партии без НДС, собственно НДС и всю сумму, подлежащую оплате. Дополнительно обозначают ставку налога: 0%, 10%, 20%.

Образец для поставки

Приведенный бланк можно взять за основу при подготовке своих документов.

Оказание услуг

Формально здесь действуют те же правила, что и для товарно-материальных ценностей. Но важно указать, в какие сроки работы предстоит выполнить. Например, по договору исполнитель обязан заменить тротуарную плитку на одной из улиц города. Либо он обязуется в течение года ежедневно подметать дорожки в парках и скверах и т. д.

Образец для оказания услуг

Для подготовки приложения к соглашению можно скачать этот бланк и заполнить его своими данными.

При отсутствии НДС

Поставщик товаров, исполнитель работ может работать на УСН, ПСН, быть самозанятым. В этом случае он не является плательщиком НДС и непосредственно в контракте и дополнениях к нему обязательно прописывает «без НДС». Приводят и ссылку на статью НК РФ, позволяющую не выделять и не платить НДС.

Это же относится к тем, кто выбрал ЕСХН и имеет освобождение от уплаты налога на добавленную стоимость.

Образец без НДС

Лица, освобожденные от оплаты НДС, при подготовке документации, могут ориентироваться на этот бланк.

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Поставщики товаров и услуг вправе разработать свой фирменный стиль для договоров и приложений к нему. Закон не запрещает даже писать их от руки. Главное, чтобы экземпляры для покупателя и продавца были полностью идентичными.

Есть и еще несколько обязательных моментов:

• Если документы имеют бумажную форму, их обязательно визируют «живыми» подписями. Факсимиле — под запретом. Электронные версии можно заверять при помощи ЭЦП. Но стороны предварительно согласовывают этот момент в контракте.
• Наличие оттиска печати требуется только в том случае, если это обозначено в уставе конкретной компании.
• Данные обо всех оформленных приложениях ответственное лицо вносит в журнал регистрации договоров.

Предусмотрено ли в 44-ФЗ изменение спецификации к контракту

В соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ стороны по соглашению вправе вносить изменения в него, в том числе уже после подписания. Например, в силу разных причин невозможно использовать ранее выбранные материалы, в том числе из-за закрытия компании-производителя.

Все подобные коррективы фиксируются в виде дополнительных бумаг. И с момента, как поставлены подписи под этими документами, они вступают в законную силу. И далее уже поставщик и покупатель обязаны учитывать именно их, трактуя положения первоначального контракта.

Отдельно стоит рассмотреть вопрос со спецификациями. Официально внесение изменений в них разрешено. Но при этом заказчик и продавец не могут менять ранее выбранные товары на аналоги с худшими характеристиками. Разрешается только улучшение уже обозначенных параметров. Если такая замена невозможна, стороны обязаны ориентироваться на первоначальные договоренности.

Если исходить из положений 44-ФЗ и ГК РФ, данная документация — это неотъемлемая часть договора. И на нее распространяются те же правила и положения в части отмены и/или корректировки. Значит, даже уже подписанные экземпляры можно расторгнуть и заменить иными.

Как, где и сколько времени хранить документ

В соответствии с приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 года контракты с приложениями к ним необходимо выдерживать не менее 5 лет. Отчет начинается с одной из следующих дат:

• истечение срока действия соглашения;
• прекращение обязательств.

Компания своим локальным актом может и увеличить время хранения документации, например, если это необходимо для внутреннего учета. Уменьшать нормативные интервалы на свое усмотрение нельзя.

Что можно, а что нельзя указывать в спецификации к контракту по 44-ФЗ

Требования к поставляемым товарам (например, мощность оборудования и т. д.) в приложении к договору указывают обязательно. Но в Законе 44-ФЗ сказано, что покупатель не вправе устанавливать ограничения в части:

• брендов;
• места производства, наименования завода-изготовителя;
• соответствия некоторому патенту или промышленному образцу.

Если это условие не выполняется, потенциальные участники торгов могут обратиться в ФАС с заявлением о необоснованном ограничении конкуренции. Но нельзя забывать, что за заказчиком остается право на установление ужесточение требований к товарно-материальным ценностям. Например, нет иной возможности точно обозначить параметры нужной продукции.

Есть и еще один важный момент. Например, государственная структура или бюджетное учреждение заказывают выполнение некоторой работы: ремонт фасада здания, кладку тротуарной плитки на улицах и т. д. В этом случае заказчик вправе указать, что при оказании услуги необходимо использовать строго определенные материалы. Но предметом непосредственно торгов эти ресурсы не являются. В приложении должна быть приписка «или эквивалент».

Нарушить действующий порядок подготовки документов-спецификаций можно только в одном случае. У заказчика уже есть некоторое оборудование. И ему важно обеспечить совместимость закупаемой техники с уже имеющейся. Но и здесь нужно учитывать, что в техдокументации на станки, ПК, машины должно быть указано, что можно устанавливать комплектующие, запчасти только строго определенных марок, брендов.

В подобных ситуациях техзадание можно существенно расширить, например:

• Обозначить подробные требования к закупаемой продукции, включая технические и качественные.
• Приводить планы, схемы нужного оборудования. Запрет снимается даже с фотографий вполне конкретного товара.
• Прописать условия в части проводимых испытаний и/или тестирования, упаковки, маркировки, сертификации.
• Указать ссылки на ГОСТ, регламенты, законы и т. д.
• Обозначить, что приобретаемое оборудование может быть б/у. Здесь нужно отметить, что в соответствии с Законом № 44-ФЗ поставляемая продукция должна быть новой. Но заказчик вправе отойти от этого условия.

Если планируется закупка товарно-материальных ценностей, соответствующих определенному образцу или макету, покупатель обязан указать, где он находится, где с ним можно ознакомиться и в какие сроки.

При составлении нужно учитывать и следующие моменты:

• Должны быть указаны критерии, позволяющие потенциальному поставщику однозначно установить, соответствует его продукция заявленным требованиям или нет.
• Если некоторое оборудование необходимо монтировать, проводить наладку, обучать работников, покупатель вправе обозначить желаемые пределы расходов по этим статьям. В спецификации к договору, как в образце ниже, можно обозначить и лимит по тратам на перевозку груза.
• Если некоторые показатели могут быть изменены (мощность, высота, ширина, скорость), необходимо указать максимальное и минимальное значения. Но нужно учитывать, что значение может быть и вполне конкретным. Но не должно быть ситуации, когда это требование может выполнить только один потенциальный поставщик. Иначе можно столкнуться с претензиями от ФАС.
• Практически на всю технику (здания, сооружения, иные объекты) распространяется определенный гарантийный срок эксплуатации. Если это так, его можно обозначить в приложении к контракту. Можно прописать и ограничения по затратам в процессе использования.

Есть и определенные запреты. Например, покупатель не имеет права указывать в спецификации к договору требования:

• К срокам создания компании-поставщика, имеющимся производственным мощностям, размерам складских или офисных помещений и т, д.
• К деловой репутации участника торгов, квалификации отдельных представителей юридических лиц, стажу участия в аукционах, наличию персонала с определенными специальностями.
• К финансовым возможностям предприятий, оснащенности цехов и т. д.

Некоторые из перечисленных ограничений допускаются, но в случаях, строго оговоренных в законе или иных нормативных актах.

Как передать техническую спецификацию на товары партнеру

Здесь стороны вправе выбирать наиболее удобный для себя способ:

• Отправка заказным письмом с описью вложения и уведомлением.
• Обращение к услугам курьеров.
• Пересылка электронных копий по каналам ТКС.

Можно воспользоваться и традиционным факсом. Но обычно этот вариант выбирают в качестве предварительного, чтобы сообщить контрагенту нужную информацию. Потом все же необходимо передать оригинал.

Заключение

Спецификация — это особый вид документов из перечня, дополняющих основной договор или контракт. В нем обозначают, какие товары подлежат отгрузке, либо какие работы предстоит выполнить. Отдельные требования обозначены в Законе № 44-ФЗ.

Вопросы-ответы

Что указывают в данной документации?

В ней необходимо обозначить наименование закупаемого изделия, его цену, количество, сроки поставки. Если бумага составляется при оказании услуг, необходимо обозначить, когда эти работы должны быть выполнены.

Когда она составляется?

Ее в стандартном варианте заполняют и передают покупателю при каждой отгрузке товарно-материальных ценностей.

Если речь идет о торгах по 44-ФЗ, спецификацию (она может называться техническим заданием) необходимо подготовить одновременно с общим пакетом документов на закупаемые товары.

Для чего выписывается?

Он определяет, какая продукция подлежит отгрузке в каждом конкретном случае. Например, договор предполагает отгрузку комплектующих для компьютерной сети. В документации поставщик обозначает, какие конкретно платы, блоки питания получит покупатель.