Расходная накладная - что это такое, чем отличается от товарной, образец бланка

Деятельность торговой или промышленной компании — это сотни и тысячи хозяйственных операций. И сотрудникам подобных организаций нужно знать, как заполнить расходную накладную онлайн или по шаблону вручную.

Визированные должным образом бланки обязательно принимают к учету: бухгалтерскому и/или налоговому. На практике это означает, что при оформлении расходников необходимо соблюдать определенные правила. В противном случае нельзя исключать наличие претензий со стороны ФНС и контрагентов. Нередки и судебные разбирательства из-за того, что, например, в документ не внесены необходимые данные и невозможно однозначно идентифицировать получателя или отправителя.

О том, как правильно заполнять отгрузочные формы, речь и пойдет далее. Рассмотрены законодательные нормы, обязательные при их выписывании, приведены алгоритмы формирования, в том числе с использованием учетных систем.

Что такое расходная накладная

Так называют специальную документацию, фиксирующую все перемещения товарно-материальных ценностей:

• от продавца к покупателю;
• возвраты брака, в том числе поставщику;
• между подразделениями одной организации, например, между участками или цехами.

Подписывают документы подобного рода уполномоченные лица. Для сделки можно применять как унифицированные бланки, так и разработанные непосредственно организацией. В последнем случае форму необходимо утвердить локальным нормативным актом.

Чем отличается расходная накладная от товарной

Эти два понятия часто путают или используют для обозначения одних и тех же операций даже в официальных источниках. Но разница есть, и о ней нужно знать:

• ТН применяют только при оформлении сделок, связанных с отгрузкой ТМЦ стороннему потребителю: розничному или оптовому;
• РН востребованы при проведении любых операций по перемещению материалов, сырья, готовой продукции. Это может быть даже передача комплектующих со склада в цех для сборки некоторых изделий.

То есть можно сделать вывод, что первый вариант относится к узкоспециальным, а второй — к универсальным. Хотя внешне эти виды документов ничем друг от друга не отличаются.

Для чего нужна расходная накладная

Производство любого товара предполагает выполнение множества этапов. Предприятия закупают детали или материалы, например, металлопрокат или пластмассу в листах. Далее из них получают заготовки и передают их на шлифовку, полировку, сборку и т. д. Готовую продукцию отправляют на склад и далее покупателю.

Перемещения возможны и в рамках торговых компаний. Например, вся партия поступает в головную структуру. Потом ее распределяют по конкретным магазинам.

И каждый этап подобных передвижений оформляется документально. При этом отгружающая сторона снимает с себя ТМЦ, а принимающая — ставит на учет. НДС, обозначенный во входящих РН, организация может принять к вычету. Также юридические лица, работающие на ОСНО (общей системе налогообложения), обязаны выделять налог на добавленную стоимость. Дополнительно покупателю передается счет-фактура.

Но важно учитывать, что расходная накладная — это первичный документ, при помощи которого можно зафиксировать не только отгрузку товарно-материальных ценностей. РН используют и при решении следующих задач:

• списание убытков или оприходование излишков;
• перемещения ТМЦ в рамках одного юридического лица;
• безвозмездная передача, например, на благотворительные цели и т. д.

Дополнительно нужно подчеркнуть, что РН не равнозначна документации об оплате. При поступлении наличных в кассу заказчику отдают кассовый чек. Если же покупатель переводит деньги на расчетный счет, у него остается платежное поручение.

Кто из сотрудников компании может создать расходную накладную: по примеру или по форме из учетной системы

Этот вопрос никак нормативно не регулируется. Многое здесь зависит от того, с какой целью она оформляется:

• если речь идет об отгрузке продукции стороннему клиенту, полный пакет документов готовит либо ответственный менеджер, либо сотрудник бухгалтерии;
• при внутрифирменных перемещениях ТМЦ выписать расходник может и кладовщик или иное ответственное лицо конкретного подразделения.

Обязанность оформлять документацию должна значиться в должностной инструкции конкретного исполнителя. Дополнением может стать договор о полной материальной ответственности. В небольших компаниях (со штатом в 2-5 человек) РН зачастую готовят непосредственно руководители. Здесь нередки случаи внутреннего совмещения множества должностей.

Оформление

При выписывании накладных важно соблюдать следующие требования:

• Обязательно наличие двух полностью идентичных экземпляров (они необязательно должны быть форматом А4). Один остается у того, кто отгружает (передает) товарно-материальные ценности. Второй адресован получателю ТМЦ.
• РН нумеруются в сквозном порядке в течение отчетного периода в рамках всей компании или, например, отдельного подразделения. Также на документе проставляют дату оформление, полные наименования продавца (отправителя) и покупателя (получателя). Если одной из сторон является ИП, нужны его Ф.И.О. и ИНН. Если кто-либо действует по доверенности, в РН приводятся реквизиты этой документации.
• Данные о передаваемых ценностях указываются в виде таблицы. Здесь обозначают: наименование товаров (материалов), количество (вес, объем), стоимость единицы, общая сумма. При необходимости выделяют НДС.
• В нижней части бланка располагаются подписи ответственных лиц с обеих сторон. Обязательно обозначение должностей сотрудников и полномочий, если кто-то действует по доверенности.

Важный момент! Использование факсимиле запрещено. Подписывать необходимо собственноручно.

Нормативная база

Ни в одном законе, ФСБУ не оговариваются конкретные требования к РН. Но в то же время ФНС может отказать в принятии расходов к вычету, если не будет каких-либо необходимых реквизитов.

Чтобы избежать проблем, претензий от клиентов, необходимо учитывать положения следующих нормативных актов:

• Письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. В частности, внимание стоит обратить на п. 2.1.2, предписывающий, что любые перемещения ТМЦ сопровождаются оформлением РН. А в п. 2.1.9 сказано, что именно на оформленный ранее документ может опираться покупатель, если ему передали, например, бракованный товар. Пункт 2.2.4 предписывает, что накладную выписывают даже в том случае, если ценности передаются кому-либо из сотрудников компании.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухучете». В соответствии с изменениями от 2013 г. года юридические лица и ИП больше не обязаны использовать именно формы документации, приведенные в альбомах Росстата. Каждый вправе разработать собственные образцы. Но такой порядок необходимо оговорить в учетной политике или иных локальных нормативных актах.

Как показывает практика, основная часть торгующих организаций применяет готовые формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14. В них предусмотрены все необходимые пункты, чтобы зафиксировать факт передачи ТМЦ сторонней структуре. Если речь идет о перемещениях материалов, запчастей, сырья в рамках одной компании, можно использовать и упрощенные бланки, например, без выделенного НДС и т. д.

Порядок формирования документа

В большинстве действующих законодательных актов заполнять накладные рекомендуют следующим образом:

• Заполнение «шапки». Если предстоит отгрузка стороннему лицу, на отведенных строчках прописывают наименования продавца и покупателя, ИНН, юридические адреса и банковские реквизиты.
• Внесение ссылки на действующий договор.
• Обозначение номера и даты составления собственно РН. Документацию оформляют датой передачи ценностей. В противном случае у получателя могут возникнуть проблемы с принятием ТМЦ к учету.
• Заполнение строк с товарами (материалами, сырьем и т. д.). Нельзя забывать о таких тонкостях, как единицы измерения, количество (вес), цена без НДС (если продавец является плательщиком этого налога), итоговая сумма и т. д.

На последнем этапе документ подписывают уполномоченные лица. От продавца в основном действуют руководитель и главный бухгалтер. Получает изделие чаще всего представитель по доверенности.

Обе стороны по сделке заинтересованы в надлежащем оформлении и заполнении всех пунктов накладной, наличии ссылок на действующий договор и т. д. Не будет лишней и проверка полномочий лиц, визировавших документацию. Причина подобных предосторожностей в том, что все чаще в судах рассматриваются дела об отгрузках ТМЦ по поддельным РН.

Форма утвержденного бланка

Госкомстат РФ (Росстат) еще в 1998 году постановлением № 132 утвердил ТОРГ-12 и ТОРГ-14. Периодически вносятся изменения, но суть остается неизменной. И именно эти образцы можно использовать для фиксации фактов продаж или иных передач ТМЦ.

Формально за юридическими лицами и ИП остается право видоизменить предлагаемые Росстатом РН под свои нужды. Но в основном корректировки относятся к оформлению. Ниже приведен образец заполнения бланка расходной накладной. Ни при каких обстоятельствах нельзя исключать следующие пункты:

• данные отгружающей и принимающей сторон (полные наименования, ИНН, юридические адреса);
• названия товара с указанием количества (веса, объема), стоимости единицы и всей партии;
• сведения о лицах, визирующих документ. Печать необязательна, но желательна.

ТОРГ12 считается более универсальной формой. ТОРГ-14 предназначена для отпуска продукции мелким оптом. Та и другая документация позволяют принять перечисленные изделия к учету. Приложением к РН подобного типа обычно является счет-фактура с выделенным НДС.

Пошаговая инструкция

Если речь идет о заполнении рукописной накладной, остается только вносить сведения в графы, не пропуская ни одну. Но сотрудники бухгалтерии или отделов сбыта в основном используют учетные системы, например, 1С.

Например, в конфигурации 8.2, чтобы выписать РН, необходимо:

• Из основного меню перейти в раздел «Продажа».
• Выбрать подпункт «Реализация товаров и услуг».
• Определиться с типом операции.
• Заполнить вручную или выбрать из каталога данные о контрагенте, передаваемых изделиях, их стоимости. Налог, итоговая сумма рассчитываются системой автоматически.
• Сохранить документ в базе и распечатать нужное количество экземпляров.

Образец заполнения накладной на расход

Выше речь шла о том, как зафиксировать факты передачи ТМЦ контрагенту (например, покупателю). Но РН заполняют и при внутрифирменных перемещениях. В этом случае можно использовать более простой вариант.

Его обязательные реквизиты:

• Номер и дата составления.
• Сведения об отправителе и получателе груза.
• Основание для передачи ценностей. Например, это может быть распоряжение начальника цеха об отпуске материалов в производство.
• Табличка со сведениями о ТМЦ. Обязательно указывают единицы измерения и количество. Данные о цене вносят при необходимости.
• Итоговые сведения об отгрузках.
• Подписи ответственных лиц.

На каком этапе отгрузки товара формируется накладная

Делать это рекомендуется непосредственно в момент заключения сделки. Например, на склад прибывает представитель покупателя и предъявляет доверенность на получение ТМЦ. Ответственные лица продавца оформляют РН установленной формы. После визирования один экземпляр остается у клиента, второй у продавца.

Исправлений при заполнении бланков лучше избегать. Если их не зафиксировать должным образом, потом возникающие проблемы приходится через суд. Например, контрагент может впоследствии утверждать, что по факту получил единиц товара меньше, чем значится в передаточном документе с массой зачеркиваний и корректив.

Можно ли принять к учету и как хранить

Закон разрешает выписывать РН как в бумажном варианте, так и в электронном. Главное — согласовать конкретный вид в договоре о сотрудничестве.

Но только знать, что значит расходная накладная, недостаточно. Сведения из нее обе стороны к учету: управленческому, бухгалтерскому и налоговому. Сведения переносят в бухгалтерские регистры учетной системы продавца или покупателя. А на самом бланке ставится соответствующий штамп.

Сроки хранения первичной документации определяются ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с данным нормативным актом РН вне зависимости от носителя необходимо архивировать и хранить в течение 5 (пяти) календарных лет. Отсчет этого срока начинается не с даты оформления, а с 01 января года, следующего за отчетным. Так, если передача ТМЦ состоялась в 2023 году. РН должна пролежать в архиве компании до истечения 2028 года. Предполагается, что за это время должны завершиться все даже теоретические проверки со стороны ФНС. Но, если кто-либо из участников сделки обратится в суд с претензиями по количеству и качеству, из-за неполной оплаты товара документы нельзя уничтожать до момента полного завершения разбирательств.

В стандартном варианте РН для хранения просто сшивают, например, по месяцам, кварталам или годам. При необходимости листы нумеруют в сквозном порядке. Помещение «расходников» в сейф не требуется.

Подведем итоги

Предприятия самых разных форм собственности и видов деятельности периодически отгружают материальные ценности сторонним компаниям по договору купли-продажи. Возможны и перемещения сырья, полуфабрикатов, заготовок между подразделениями одной организации.

Подобные передачи ТМЦ фиксируются в расходных накладных. Юрлица и ИП вправе использовать готовые формы, например, ТОРГ-12 или ТОРГ-14. Допускается и разработка собственных бланков при условии, что в них указаны все необходимые данные:

• наименования отправителя и получателя;
• название товара;
• единицы измерения и количество;
• стоимость;
• итоговая сумма.

Может потребоваться выделение НДС. Подписывают РН ответственные лица с отгружающей и принимающей сторон. ООО дополнительно могут заверить документ при помощи печати, но закон разрешает работать и без нее.

Между расходными и товарными накладными есть разница. Первые имеют более широкий спектр действия. Их можно использовать при оформлении перемещений ТМЦ в рамках одной компании. Вторые незаменимы, если что-либо отгружается третьим лицам.

Вопрос-ответ

Какие бумаги нужны, чтобы оформить РН?

Для правильного заполнения потребуются:

• Договор между продавцом и покупателем. В РН указывают его номер и дату заключения.
• Доверенность, если товар получает представитель клиента. В накладной также проставляются реквизиты этого документа.
• Учредительная документация сторон (их сканы или копии) либо выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Данные должны соответствовать информации из официальных источников. В противном случае у заказчика могут возникнуть проблемы с принятием затрат к учету.

Кто составляет РН?

В этом вопросе все зависит от организационной структуры конкретной компании, должностных обязанностей работников. Ее могут составлять и кладовщики, и менеджеры отдела продаж, и сотрудники бухгалтерии.

Какой срок действия у расходной накладной?

В соответствии с Законом «О бухучете» первичные документы составляют непосредственно в момент совершения некоторой хозяйственной операции либо сразу после ее завершения. Например, готовую продукцию отгружали с 01.07 по 05.07. Значит, РН необходимо оформить не позднее 06.07.

Если же ее оформлять заранее, то в соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ налоговый инспектор может счесть, что документы составлены на несуществующие операции. А принятие их к учету запрещено законом.