Путевые листы: что это такое, формы документа, для чего он нужен

Любая хозяйственная деятельность, так или иначе связанная с использованием грузового или легкового транспортного средства, подразумевает необходимость приобретения топлива за счет организации. ГСМ принимается на баланс, и в дальнейшем, по мере расходования, подлежит регулярному списанию. Действующие правила ведения учета предписывают заполнять в подобных случаях специальный документ, который служит подтверждением факта применения горючего в рабочих целях, и, как следствие, подтверждает понесенные расходы. Какие бывают виды и формы путевых листов водителя, что это такое и для чего нужно, и какая формула расчета будет правильной для легковых автомобилей? Сейчас во всем разберемся.

Общее представление

Оформлять первичную документацию, используемую для контроля за работой персонала, подсчета пройденного километража и отслеживания маршрутов, необходимо на протяжении всего календарного года. Новые бланки для заполнения выдаются ежедневно, с обязательным разъяснением порядка оформления как вновь нанятым, так и привлеченным на временной основе работникам. Самый простой вариант — стандартная форма, утвержденная Минтрансом, однако при желании можно разработать шаблон самостоятельно, дополнив его нужными пунктами и разделами. Применяя путевые листы, организация, в распоряжении которой имеется собственный автопарк, получает информацию для точного расчета расходов по ГСМ.

Когда заполнять документы

Если продолжительность рейса выходит за рамки стандартного рабочего дня, то бланки оформляются перед отправлением, с последующим внесением в них актуальных сведений. Для предприятий, график которых предусматривает несколько последовательных выездов, самым удобным вариантом считается подготовка до начала первого маршрута. Подобная практика позволяет избежать ситуаций, при которых на руках у водителей оказываются только пустые формы, что является поводом для назначения штрафа.

Как правильно посчитать путевой лист

Основанием для расчетов служит информация о пройденном расстоянии, затраченном времени и расходе топлива. Данные, предоставленные за прошедшую смену, сопоставляются с нормативными значениями, что позволяет своевременно выявить как перерасход, так и экономию. Факторы, обуславливающие отклонение от оптимума, могут быть разными, и требуют более подробного изучения.

Стандартный алгоритм, используемый для определения плановых показателей, не представляет особой сложности. Достаточно перемножить дистанцию пробега и норму, указанную для транспортного средства, а затем разделить полученное произведение на сто километров. Характеристики расходования горюче-смазочных материалов конкретной маркой и моделью можно посмотреть в методических рекомендациях Минтранса (приложение к приказу № АМ-23-р). Если искомое значение отсутствует, то, как правило, рассчитать путевой лист легкового автомобиля помогает выбор схожего по основным параметрам ТС либо поиск сведений на официальном сайте производителя.

Фактический расход топлива рассчитывается по формуле математического вычитания. В качестве уменьшаемого выступает сумма запаса, оставшегося в баке перед отправлением в рейс, и ГСМ, заправленного за время прохождения маршрута. Вычитаемое — остаток на момент возвращения транспортного средства в гараж организации.

Если за время работы горючего было израсходовано меньше, чем должно было быть в соответствии с нормативом — возникает экономия. Соответственно, значение, превышающее норму, указывает на перерасход. При этом нужно учитывать специфику эксплуатации: как правило, в путевом листе предприятия учитываются корректирующие факторы, обусловленные:

• Разной интенсивностью движения в городских и загородных условиях.
• Степень износа эксплуатируемого автомобиля, определяющая интенсивность расхода.
• Период и условия использования — доказано, что зимой или в непогоду машины по умолчанию тратят больше топлива, чем в летние и ясные дни.

Сделать расчеты еще более точными помогает учет дополнительных факторов. Так, например, на некоторых складских комплексах расстояние между въездными воротами и сектором выгрузки может составлять несколько сотен метров, что весьма редко принимается во внимание при подготовке отчетности. При этом систематические рейсы в подобные локации способны обеспечить разницу в пару-тройку километров, что существенно сказывается на корректности предоставляемых данных. Аналогичное влияние оказывают регулярные простои, использование специального навесного оборудования, а также иные обстоятельства, сопряженные с эксплуатацией авто.

Для формирования более наглядного представления рассмотрим простой пример. Допустим, строительная организация использует для перевозки расходных материалов в пределах Екатеринбурга бортовой грузовик ГАЗ 3309. Номинальное потребление топлива, заявленное производителем, составляет 21 литр на 100 километров. Коррекционный коэффициент, рекомендованный для городов с населением свыше одного миллиона, составляет 10%. В содержании путевого листа, назначение которого сводится к фиксации результатов работы, указано, что:

• На момент выезда совокупный пробег ТС был равен 20 000 км, к концу рабочей смены — 20 170 км.
• Запас горючего в баке перед отправлением — 15 литров, в ходе поездки дополнительно было заправлено еще 60 л. Итоговый остаток после завершения работы — 30 литров.

Исходя из вышеуказанных сведений, мы получаем возможность рассчитать, что дистанция, пройденная за день, составила 170 километров.

Теперь определяем сначала нормативное (21 х 170)/100 х 1,1 = 39,27 л.), а затем и фактическое значение расхода (15+60-30 = 45 л.). Разница между двумя результатами составляет 5,73 л., что указывает на перерасход со стороны водителя. При этом цифра не является окончательной — для уточнения нужно также проверить возможное влияние сопутствующих факторов, таких как холостая работа во время погрузки или разгрузки, необходимость продолжительного прогревания в зимний период и т.д. Наконец, чтобы определить нормативные и реальные затраты на топливо, достаточно воспользоваться стоимостью одного литра в качестве множителя.

Кто по определению обязан вести путевые листы

Положения Федерального закона №259-ФЗ от 2007 года (пункт 2, статья 6) указывают, что наличие документа является обязательным условием в тех случаях, когда речь идет о пассажирских или грузовых перевозках. Министерство транспорта РФ, в свою очередь, приводит более широкую трактовку, вменяя подобную обязанность всем без исключения юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, которые пользуются транспортными средствами для осуществления хозяйственной деятельности. При этом нужно учитывать, что статус закона обладает высшей приоритетностью, поэтому теоретически субъекты могут и не оформлять путевки в тех случаях, когда они не перевозят пассажиров или грузы. Пример — использование автомобиля исключительно для служебных поездок.

Для чего предназначен путевой лист

Сведения, поступающие от водителей службой логистики, выступают одним из факторов, учитываемых при начислении заработной платы. Кроме того, официальная отчетность позволяет подтвердить расходование предприятием закупленных ранее горюче-смазочных материалов. Средний показатель издержек учитывается при формировании розничной цены на продаваемые товары и оказываемые услуги — для компенсации затрат и сохранения целевого уровня маржи, а также при расчете базы по налогу на прибыль.

Стандартная и произвольная форма

Приказ №152, изданный Минтрансом в 2008 году, и позднее скорректированный в 2018 г., определяет перечень обязательных реквизитов и алгоритм заполнения рассматриваемых документов. Ранее в РФ также являлось актуальным постановление Госкомстата №78 от 1997 г., в содержании которого были приведены типовые бланки для различных видов транспортных средств. С 2013 г. все перечисленные образцы, указывающие место для штампа диспетчера в путевом листе и расположение основных элементов структуры, перестали иметь статус важных к соблюдению.

Сегодня каждая компания или частный предприниматель вправе самостоятельно разработать нужный формат шаблона. К числу обязательных полей относятся:

• Название и номерное обозначение.
• Продолжительность действия.
• Информация о владельце эксплуатируемого автотранспорта.
• Характеристики транспортного средства.
• Данные лица, осуществляющего управление ТС.

Важно отметить, что готовый вариант должен быть утвержден в учетной политике предприятия как приложение.

Последовательность заполнения

Разобравшись с вопросами о том, зачем водителям грузовых и легковых автомобилей нужен путевой лист, что это за документ, и как посчитать соотношение планового и фактического расхода топлива, можно перейти к рассмотрению процедуры внесения в него основных сведений. Начнем по порядку.

Лицевая сторона

В стандартной версии здесь представлено достаточно много граф, порядок записей в которых выглядит следующим образом:

• Номер. Если речь идет о типографских бланках — плюсом идет серия.
• Дата рейса. Поездки в течение одного рабочего дня оформляются как ДД/ММ/ГГГГ, командировки — указанием временного промежутка между отъездом и возвращением.
• Реквизиты организации, включая полное название и контактная информация.
• Значение по кодификатору ОКПО, по умолчанию присваиваемое всем предприятиям, специализирующимся на грузоперевозках.
• Название и марка транспортного средства. В тех случаях, когда используется арендованное ТС — вносится номер договора о прокате.
• Регистрационный знак — с серией, цифрами и буквами.
• Собственный гаражный идентификатор — при условии наличия в собственности сразу нескольких авто.
• Сведения о водителе: ФИО, табельная величина, данные удостоверения и категория. Указываются максимально разборчиво.
• Лицензионная карта. Раздел для компаний, специализирующихся на пассажирских перевозках.
• Адрес подачи — конечная точка назначения маршрута.
• «Диспетчер/нарядчик». Заполняется уполномоченным сотрудником, с указанием фамилии, инициалов и подписи.
• Подтверждение исправного состояния и разрешения выезда. Вносится в бланк ответственным механиком.
• Время выезда и возвращения на парковку. Фиксируется диспетчером. Если речь идет о командировках — также проставляется дата.
• Записи о прецедентах простоя, ожидания и иных факторах, обусловливающих опоздания.
• Сведения о принявшем и сдавшем автомобиль водителе.
• Отметка о проведении предваряющего рейс медосмотра. Выставляется медицинским работником, оформившим допуск.

Блок «Расход топлива»

Суммарное количество потраченного горючего указывается в отдельном поле формы. Здесь же прописываются данные о марке, выданном и докупленном объеме, информация об остатке на начало и конец рабочей смены. Перед заполнением диспетчер сверяется с нормативными показателями, сопоставляя полученные результаты, и отмечая положительную (экономия) или отрицательную (перерасход) разницу.

Оборотная сторона

В список граф, расположенных на обороте, входят:

• Сведения о маршруте автомобиля.
• Рейсовый номер, соответствующий значению, занесенному в журнал.
• Точки отправления и прибытия.
• Фактически пройденное расстояние (в километрах).
• Подпись водителя.

Виды путевых листов

Как показывает практика, наиболее распространенными являются следующие форматы.

4-С

Применяется в организациях, использующих сдельную оплату труда. Взаиморасчеты с сотрудниками производятся на основании средних тарифов, установленных для отрасли.

4-П

Стандартный шаблон, позволяющий учесть объем рабочего времени. Заработная плата начисляется за прошедший период.

4-М

Подходит для компаний, практикующих международные доставки, оформление которых требует большей детализации и использования специальных бланков, маркированных красной полосой.

Срок хранения

Нормативная классификация относит путевые листы к категории первичной документации, что обусловливает действие в ее отношении различных регламентов. Так, в соответствии с Налоговым кодексом (пункт 3, статья 24) документ должен храниться как минимум четыре года, тогда как требования, изложенные в приказе Минтранса №152 (п. 18) и Федерального закона №402-ФЗ (ст. 29) увеличивают этот период до пяти лет. Чтобы не нарушить ни одну из вышеперечисленных норм, рекомендуется установить на предприятии пятилетний срок хранения.

Кто и в каких ситуациях может проверять путевые листы

Заполнять учетную документацию следует разборчиво и аккуратно, не допуская ошибок и исправлений. Ответственные сотрудники должны ориентироваться только на достоверные данные, поскольку в противном случае возникает риск применения к водителю или организации штрафных санкций со стороны проверяющих органов. К числу последних относятся:

• Трудовая инспекция. Контролирует надлежащее соблюдение норм законодательства, обеспечивающих права работников.
• Налоговая служба. Проводит проверки с целью уточнения корректности учета расходов на ГСМ, используемых для уменьшения суммы налога на прибыль.
• Сотрудники ГИБДД и Федеральной службы надзора в транспортной сфере. Проверяют надлежащее оформление документации в целях обеспечения безопасности дорожного сообщения.

Максимальный штраф для водителей — 500 рублей, для должностных лиц и организаций — до 10 000 руб.

Подведем итоги

Путевой лист — это документ, с помощью которого предприятие осуществляет учет расхода ГСМ, а также контролирует отработанное сотрудниками время в пути. Грамотное и своевременное заполнение бланков — важный аспект, требующий особого внимания со стороны руководителей и менеджеров, отвечающих за логистику.

Вопрос/Ответ

Кто рассчитывает топливные нормы?

Потребление горючего и значения поправочных коэффициентов устанавливаются приказом директора компании, основой для которого служат рекомендации Минтранса РФ.

Можно ли ездить без путевки?

Подобная практика — повод для применения нормы ч. 2 ст. 12.3 КоАП. При выявлении правонарушения водителю грозит предупреждение или штраф до пятисот рублей, тогда как предприятие и должностное лицо могут быть оштрафованы на 10 000.

Нужен ли путевой лист индивидуальному предпринимателю?

Начиная с 2021 года оформление путевки является обязательным условием для всех транспортных средств ИП, а не только для автомобилей, используемых для перевозки багажа, пассажиров или грузов.