Путевые листы для ИП: нужен ли документ для грузоперевозок на автомобиле индивидуального предпринимателя

Надлежащее оформление сопроводительной документации при перевозках грузов — обязательное требование, соблюдение которого поможет избежать штрафов со стороны правоохранительных и контролирующих органов. Планирование предпринимательской деятельности, сопряженной с использованием транспортных средств — как собственных, так и взятых в аренду — веский повод для изучения действующих правил, регламентирующих порядок заполнения бумаг. Учет в ежедневной работе новых правовых положений, принятых в последние годы, позволит исключить риск привлечения водителей и собственников к административной ответственности. Нужно ли оформлять путевой лист для индивидуального предпринимателя, как правильно заполнить бланк на грузовой или легковой автомобиль ИП при грузоперевозках, и на что следует ориентироваться в первую очередь? В статье специалисты dot-dot.ru подробно ответят на все эти вопросы.

Общее представление

Путевка относится к категории первичных документов, выписываемых при эксплуатации транспортного средства. Заполнение обязательно для всех субъектов хозяйственной деятельности, независимо от того, на какой конкретно машине выполняется перевозка, и в чьей собственности она находится. Форма позволяет вести учет по работе водителей, а также контролировать расход топлива с учетом пройденного километража.

Если речь идет об индивидуальных предпринимателях — минимальный срок хранения подобной документации приравнивается к пяти годам. Исключением является трудовая занятость в условиях, обеспечивающих законное право на досрочное получение пенсии. В подобных обстоятельствах, согласно Приказу Росархива №236 от 2019 г., бланки отчетности должны храниться не менее 50 лет.

Обязан ли ИП вести путевые листы

Для автомобилей, которые используются в предпринимательской деятельности в любом качестве — да. Отсутствие у водителя сопроводительных документов при проверке ГИБДД является основанием для привлечения к административной ответственности. Отчетная документация может служить доказательством правоты исполнителя в случае возникновения разногласий с заказчиками по поводу реальной стоимости грузоперевозки. Кроме того, проверки учетной информации периодически проводят сотрудники налоговой службы и представители трудовой инспекции — на предмет корректности начисления работодателем заработных плат, соблюдения правил списания ГСМ или общих норм, установленных положениями ТК РФ.

Правила заполнения путевого листа на легковые и грузовые автомобили ИП

Актуальная версия регламента утверждена в соответствии с положениями приказа Минтранса №368 от 2020 г., и будет оставаться действительной как минимум до окончания 2026 года. В документе приводится перечень основных требований, которые должен учитывать каждый предприниматель:

• Выписка путевки осуществляется до начала рейса. Не допускается оформление одного бланка на весь месяц.
• Обязательному нужно внести основные сведения о перевозке.
• Перед выпуском автотранспорта на линию проводится медицинский осмотр, подтверждающий готовность водителя к исполнению его должностных обязанностей. Аналогичная процедура осуществляется после завершения рейсового маршрута. В обоих случаях соответствующие отметки проставляются в форме путевого листа для ИП.
• В разделе, содержащем сведения о транспортном средстве, прописывается как модель самого автомобиля, так и марка используемого грузового прицепа или полуприцепа.
• Должностное лицо, отвечающее за поддержание надлежащего технического состояния, также отмечает разрешение к выходу ТС на линию.
• Показания одометра фиксируются как на момент выпуска, так и по возвращении авто — с указанием даты и точного времени в обоих случаях.

Стоит также отметить, что до марта текущего года действовало правило о внесении каждого учетного бланка в специальный журнал, заполняемый в бумажном или электронном виде. Отмена данного требования вошла в перечень изменений, утвержденных Минтрансом, на которых стоит остановиться более подробно.

Как оформить путевой лист ИП в 2023 году

Отсутствие унифицированной формы для данной категории документов означает возможность самостоятельной разработки. При желании можно поискать образцы в Сети, либо подготовить шаблон своими силами. Главное — соблюсти стандарты о наличии обязательных реквизитов, полный перечень которых приведен регулятором в первом разделе приказа №368:

• Наименование и номерное обозначение.
• Продолжительность действия.
• Сведения о транспортном средстве, водителе и владельце.
• Информация об осуществляемой грузоперевозке.

Если в документации нет хотя бы одного из перечисленных пунктов — он автоматически считается недействительным, что исключает возможность дальнейшего использования в качестве подтверждения расходов, и может стать причиной привлечения предпринимателя к административной ответственности. Важный момент — обновление требований с 1 сентября 2023 г., в соответствии с которым обязательным условием станет указание СНИЛС лица, управляющего автомобилем. Основание — приказ Минтранса №159.

Рассматривая сегодня вопрос о том, нужна ли ИП путевка на условную «Газель», следует в первую очередь ориентироваться на актуальные законодательные нормы. Обязанность заполнения путевых листов распространяется на все виды автомашин, используемых в предпринимательской деятельности. До марта текущего года момент оформления определялся в соответствии со следующими правилами:

• До начала рейса — при условии, что продолжительность маршрута превышает одну рабочую смену водителя.
• До первой поездки — если график предполагает несколько выездов в течение дня.

Согласно новым положениям, содержащимся в приказе №390 от 2022 г., с марта 2023 г. единым стандартом считается оформление путевки перед выпуском на линию. Стоит отметить, что в регламенте не приводится исчерпывающей расшифровки данного понятия — однако наиболее логичной видится трактовка, в соответствии с которой путевые листы подлежат заполнению до того, как транспортное средство покинет территорию стоянки.

Обновленный регламент формально определяет возможность составления документации как на смену, так и на рейс — в зависимости от того, что окажется продолжительнее по времени. Обычная практика — ежедневная выписка, отказ от которой целесообразен только при условии, что водитель будет исполнять заказ в течение некоторых дней, без промежуточного возврата в гараж. Если на одном автомобиле работают несколько сотрудников — например, в сменном графике — документ заполняется на каждого из них.

Говоря о нововведениях, вступивших в силу с момента применения приказа №390, стоит также отметить наиболее значимые аспекты. Обновление коснулось списка обязательных реквизитов, к числу которых теперь относятся:

• Продолжительность действия путевого листа.
• Информация о должностном лице, ответственном за оформление.
• Сведения о ТС, водителе, виде перевозки и сообщения (междугороднее, пригородное, городское).

Показания одометра фиксируются на момент выезда и по возвращении на стоянку. Характеристика рейса подразумевает указание конкретного типа. Существует три основных варианта:

• Обеспечение условий для движения специального транспорта.
• Внутренние нужды — решение собственных задач бизнеса.
• Коммерческие цели — грузовые, пассажирские и иные типы перевозок.

Арендодатель заполняет документацию при условии, что договор аренды предусматривает также предоставление услуг экипажа. При выявлении в рамках контрольной процедуры нарушения актуальных законодательных требований допускается использование новой отметки, указывающей, что выпуск на линию не был разрешен.

Обязательное условие — назначение ответственного лица, в полномочия которого будет входить фиксация даты, времени и показаний одометра на момент выезда. Исключение — ситуации, когда в статусе водителя выступает сам индивидуальный предприниматель, работающий без привлечения наемных сотрудников. При сменном графике на автомобиль оформляется сразу несколько путевых листов. Факт приема-передачи ТС подтверждается личной подписью работников, удостоверяющих надлежащее состояние и заявленный пробег.

Если применяется электронная форма — для заверения используют ЭЦП уполномоченного должностного лица. В ходе приемки груза, перевозка которого осуществляется с использованием подобной версии, грузоотправителю может быть предъявлен как цифровой вариант, так и его копия, распечатанная на бумажном носителе. В целом, общие требования к заполнению сохраняются неизменными. Так, к примеру, подтверждение успешного прохождения предварительного медицинского осмотра по-прежнему осуществляется медработниками в установленном порядке, только вместо обычной используется электронный вариант личной подписи.

Что нужно знать о реквизитах

Теперь давайте подробнее рассмотрим перечень сведений, которые обязательно должны быть отражены в содержании путевки. Список, определенный Минтрансом, остается неизменным как для частных предпринимателей, так и для организаций, и включает в себя:

• Наименование и номер. Нумерация осуществляется в хронологическом порядке, с соблюдением сквозной последовательности или ежемесячным обновлением. Допускается использование различных символов и индексов, что упрощает контроль эксплуатации.
• Срок действия. Проставляется в виде текущей даты — если документ выписывается на один день, либо в формате периода — при осуществлении более продолжительных рейсов.
• Информация о владельце. В этом пункте нужно указать Ф.И.О. собственника, адрес регистрации, номер по ОГРНИП и контактный телефон.
• Данные о ТС. Расшифровка охватывает тип и модель автомобиля, а также прицепа или полуприцепа, регистрационный знак, текущие показания одометра, сроки и время выезда (заезда) на территорию постоянной стоянки. Кроме того, в раздел вносится отметка о прохождении предварительного технического контроля, который проводится перед началом смены.
• Сведения о водителе. Помимо Ф.И.О., здесь также отмечается факт допуска к работе на основании результатов медицинского осмотра, выполняемого как перед началом маршрута, так и по его завершении.
• Информация о грузоперевозке. Уточняется вид сообщения (городское, пригородное или междугороднее) и специфика перевозки (коммерческая, удовлетворение собственных нужд, обеспечение работы специальных транспортных средств).

Наличие даты и времени, а также подписи и расшифровки лиц, уполномоченных к проведению технического осмотра автомобиля и медицинской проверки, позволяет привлечь их к ответственности в случае выявления каких-либо нарушений, допущенных в ходе реализации обязательных процедур.

Порядок составления

Действующие законодательные положения не предлагают строгой унифицированной формы. Это означает возможность размещения на бланках вспомогательных реквизитов, актуальных ввиду специфики осуществляемой предпринимательской деятельности, по собственному усмотрению ИП. Документация может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде. Ведение журнала учета с 1 марта 2023 г. не является необходимым, но и не запрещается, так что при желании можно продолжать вести подобную регистрацию для внутренних целей. При этом неизменным остается требование о соблюдении сроков архивного хранения: минимальная продолжительность составляет пять, а если речь идет об особых условиях труда и досрочном выходе на пенсию — пятьдесят лет.

При внесении сведений важно проверить наличие актуальных и корректных данных в каждом из разделов. Независимо от типа используемого шаблона, перечень основных реквизитов остается неизменным, так что проблем с соблюдением стандартов Минтранса обычно не возникает. Важно помнить, что частичное отсутствие сведений может считаться основанием для признания недействительности оформленных документов, исключая возможность их дальнейшего применения в качестве достоверной отчетности по списанию ГСМ или учету рабочего времени.

Как сделать путевой лист для ИП: образец заполнения

Самостоятельная подготовка бланка потребует определенных усилий, однако позволит получить оптимальную форму, отвечающую потребностям бизнеса. Обязательное условие для юридических лиц — фиксация выбранного варианта в учетной политике, тогда как в отношении индивидуальных предпринимателей не действует требование о составлении УП для целей бухгалтерского учета.

Где найти примеры

Если каких-либо особых пожеланий не имеется — можно воспользоваться готовыми шаблонами, доступными для скачивания в интернете. Главное при этом — проверить содержание на предмет соответствия законодательным изменениям, вступившим в силу в 2023 году.

Часто задаваемые вопросы

В качестве дополнения рассмотрим наиболее актуальные темы для ИП, деятельность которых предусматривает использование транспортных средств.

Кто должен выдавать путевой лист?

Если речь идет о собственном автомобиле — выпиской, в соответствии с правилами от 2021 г., занимается непосредственно предприниматель. Выполняя функции водителя, он обязан составлять путевку на самого себя.

Можно ли обойтись без сопроводительной документации?

Нет. Наличие документов, оформленных надлежащим образом, актуально для всех видов транспорта. Ранее данное требование распространялось только на ТС, используемые для перевозки багажа, грузов или пассажиров, однако положения приказа Минтранса №368 от 2020 года расширили область фактического применения.

Что будет, если не оформить путевой лист?

Сотрудник ГИБДД, выполняющий проверку, имеет право вынести предупреждение или выписать штраф по ч. 2 ст. 12.3 КоАП на сумму от 500 до 20 000 рублей — в зависимости от специфики выявленного нарушения. Кроме того, возможно составление протокола по статье 12.31.1, являющегося основанием для дальнейшего административного расследования и привлечения к ответственности виновных должностных лиц.

Подведем итоги

Избежать претензий со стороны правоохранителей не так уж сложно. Для этого достаточно соблюдать основные правила, определяющие порядок заполнения путевого листа для легковых и грузовых автомобилей индивидуальными предпринимателями. Соответствие сроков, наличие обязательных реквизитов и сведений об исполнении контрольных процедур — стандартные требования, которых нужно придерживаться при использовании любых типов транспорта.