Путевой лист грузового автомобиля: образец заполнения и правильность оформления

Путевой лист грузового автомобиля: образец заполнения и правильность оформления

Все коммерческие компании и частные предприниматели, осуществляющие транспортировку грузов, обязаны сопровождать перевозимые товары соответствующей документацией. В числе бумаг первичного учета при передаче продукции от одного владельца к другому используются не только товарно-транспортные накладные, но и путевки, содержащие данные о грузовиках, задействованных в перевозках. Информация о том, что собой представляют бланки путевых листов грузового автомобиля нового образца и как их правильно заполнять, будет интересна всем сотрудникам ТС, участвующим в организации машины в рейс.

Особенности работы с документом

Листы-путевки необходимы индивидуальным предпринимателям и компаниям, ведущим коммерческую деятельность, чтобы контролировать перемещение транспортных средств, рассчитывать зарплату водителям, фиксировать расход топлива. Кроме того, с помощью данной документации производятся амортизационные начисления и ведется полный учет средств, потраченных на транспортировку груза.

Если машину, перевозящую товар, остановят инспектора ГИБДД, маршрутный лист:

• послужит основанием для совершения рейса;
• подтвердит факт перевозки по закону;
• позволит убедиться в исправности автотранспорта;
• выступит подтверждением прав на управление грузовиком.

Если на момент проверки документ отсутствует, автомобилисту грозит взыскание порядка 2000-2500 руб.

Разбираясь, как выглядит образец заполнения бланка путевого листа грузового автомобиля с печатями, следует знать, что заполняется он уполномоченным сотрудником организации-собственника ТС. Как правило, это представитель руководящего состава, бухгалтер или диспетчер. Все действия по оформлению бумаги должны быть произведены строго до отправки машины в рейс.

Когда на одну единицу транспорта предстоит составить несколько маршрутных документов, информацию фиксируют следующим образом:

• в лист-путевку автотранспорта, покидающего парковочную стоянку первым, проставляют сведения о выезде;
• в путевой бланк последнего из возвращающихся вносят информацию о въезде.

В каждой оформленной по правилам путевке содержатся отрывные талоны. Некоторые данные в них прописывают представители принимающей стороны, другую часть заполняет компания-исполнитель. Такие квитки необходимы для формирования счета в адрес заказчика за оказанные услуги по транспортировке груза с помощью грузовиков.

Закрытые маршрутные документы, как правило, отдаются на хранение в бухгалтерский отдел или владельцу/арендатору техники. Опираясь на сведения, находящиеся в таких бумагах, сотрудники бухгалтерии производят расчет зарплаты водителям, рассчитывают топливные расходы, фиксируют другие эксплуатационные траты.

Рекомендованные формы

Рассматривая примеры заполнения путевого листа грузового автомобиля, несложно понять, что этот тип документации учета является обязательным. Юрлица и ИП, занимающиеся оказанием услуг по транспортировке товаров, должны применять унифицированные виды учетных бумаг по закону.

Для каждого автотранспорта существуют определенные разновидности путевок. Под легковые машины, грузовики, спецавтомобили, автобусы и т. п. разработаны отдельные вариации бланков.

Формы, используемые в наши дни, были утверждены еще в далеком 1997 году. Тем не менее они до сих пор не потеряли своей актуальности, хотя и претерпели некоторые видоизменения. Так, по указу Минтранса с 2017 в маршрутные документы дополнительно вносится информация о владельцах ТС: ОГРИП в отношении ИП и ОГРН от компаний-перевозчиков.

Однако унифицированный тип документации подходит не всем организациям, поэтому пользоваться им они не обязаны. Юрлицо или предприниматель могут осуществлять деятельность на базе листов-путевок, разработанных и внедренных самостоятельно. Разумеется, при составлении формы необходимо придерживаться строгих правил формирования, внося требуемые установки и параметры. Внедрение своего варианта путевки указывается в учетной системе компании.

Выясняя, как правильно заполнить (оформить) путевой лист грузового автомобиля, следует помнить, что существует три разновидности маршрутных бумаг, рекомендованных на государственном уровне. Так, 4-П предназначена для работы с повременной оплатой, 4-С — сдельной, 4-М — относится к международной транспортировке груза. Различия в составлении между ними минимальны.

Типовые бланки, которые были введены в использование в 1997 году, перестали применять в обязательном порядке с 2013. Чтобы задействовать их в оформлении в нынешний момент, необходимо внести дополнения. Так как, часть нужных реквизитов в них попросту отсутствует из-за срока давности разработки. Оттиск печати можно не ставить, день прохождения техосмотра внести в добавочную графу, таким же образом указать сведения о результатах медосмотра водителя перед рейсом. ОГРН следует приобщить к информации о компании-грузоперевозчике, привычное ранее слово «гараж» видоизменить в парковочную стоянку. Дополненная по всем правилам форма подлежит утверждению в учетной системе организации.

Является ли обязательным заполнение бланка путевого листа грузового транспорта

Оформлять путевки обязаны все предприниматели и компании, занимающиеся оказанием услуг по транспортировке груза (независимо от типа транспортных средств, участвующих в перевозке). Данное положение отражено в статье 6 п. 2 свода правил автотранспорта и городского электротранспорта от 2007 года. Все автомобилисты, осуществляющие грузоперевозку, должны иметь на руках маршрутные документы. Эти бумаги пригодятся при проверке автомобиля сотрудниками ГИБДД.

Роль листа-путевки в бухгалтерии

Такая документация понадобится организации не только с целью соблюдения установленных требований со стороны законодательства. Особо важное место она занимает и в работе бухгалтерского отдела. С помощью информации, внесенной в путевки, производится:

• начисление заработной платы водителям, которые работают в организации (расчет выполняется на основании данных о выполненном объеме);
• списание расходов, приходящихся на оплату топлива и другие позиции, требующие затрат в момент эксплуатации транспортного средства;
• компенсационные выплаты работникам фирмы, использующим собственный автотранспорт в интересах компании.

Формы путевого листа грузового автомобиля: базовые разновидности бланков

Маршрутный документ, сформированный по типу 4-С, используется сотрудниками бухгалтерского отдела для расчета зарплаты водителям, работающим на основании повременной оплаты. Чаще всего такой вид учетной документации формируется, если требуется выполнить работу для 1-2 грузополучателей в течение смены.

Если работник, осуществляющий доставку груза, получает свою заработную плату на сдельных условиях, для формирования листа-путевки задействуют уже другую форму — 4-С.

Однако вопрос применения одного из вышеперечисленных бланков на практике решается непосредственно предпринимателем или организацией-грузоперевозчиком. Оба они не являются обязательными при оформлении. По желанию юридическое лицо или ИП могут разработать и внедрить собственные версии. Тем не менее планируя составить бумагу самостоятельно, важно помнить о ряде правил, которыми нельзя пренебрегать. В противном случае документ не будет считаться действительным. Все реквизиты, включение которых до сих пор требуется по закону, должны быть внесены в самодельный вариант.

Образец 4-С

Чтобы иметь полное представление, как выглядит лист-путевка, составляемый для сотрудника с повременной оплатой труда, стоит рассмотреть приложенные ниже изображения.

Здесь можно скачать пустой бланк.

А также заполненный вариант.

Образец 4-П

Для сравнения следует рассмотреть путевку второго типа, которая применяется для оформления деятельности водителя, работающего на сдельных условиях.

Как правильно заполнять (оформлять) путевой лист грузового автомобиля

Формированием такой документации в компаниях-грузоперевозчиках занимаются диспетчеры (если это автотранспортная организация), а также представители руководящего состава или уполномоченные лица, осуществляющие отправку машины в рейс.

Выписывается лист-путевка исключительно на одну поездку, рабочий день или смену. При этом допускается возможность продления срока действия. Ведь с ТС во время выезда к заказчику может произойти что угодно. А передвигаться без соответствующей документации — явное нарушение.

Изучая собранную информацию, как заполняется путевой лист грузового автомобиля согласно образцу правильного оформления, можно узнать, что существует несколько разных форм соответствующих бумаг. Различия бланков обусловлены видами транспортных средств, участвующих в перевозке грузов.

Так, 4-С и 4-П предназначены для компаний, осуществляющих деятельность в сфере перевозок товарных позиций на грузовиках. В них имеются специальные графы для указания сведений о принимающей стороне. Следующую путевку этого типа выдают водителю только после того, как он сдаст в бухгалтерский отдел предыдущую.

Чтобы бумага имела юридическую значимость, в обязательном порядке проставляется оттиск-штамп компании-собственника ТС или его арендатора. Также всегда фиксируется время отбытия и возвращения машины.

Порядок составления документа

Неважно, предстоит ли использовать унифицированную версию или создать альтернативную, необходимо включить следующие сведения:

• название и присвоенный порядковый номер;
• данные о сроках действия листа-путевки;
• информацию о владельце транспортного средства, предназначенного для транспортировки грузов;
• о самом автотранспорте;
• осуществляющем на нем перевозку водителе;
• личную подпись сотрудника, занимающегося формированием маршрутного бланка.

В ситуации, когда требуется оформить бумагу на довольно продолжительный период (на месяц и более), предстоит составить отдельное приложение к путевому листу грузового автомобиля. В нем будут отражены подробности всех маршрутов.

Все формы такого типа представлены в виде двух страниц с отрывными квитками и содержат обязательные подразделы:

• данные организации-грузоперевозчика или частного предпринимателя, сведения о грузовике и работнике, который выполняет на нем перевозку;
• результаты проверки состояния автотранспорта;
• информацию о расходе топлива (сколько было отправлено, потрачено и осталось), которая дается на начальный и завершающий этап рабочей смены;
• задание для водителя и последовательность его выполнения;
• перечень сотрудников, несущих ответственность за ТС;
• итоги технического и медицинского осмотров.

Определенная часть отрывных талонов заполняется принимающей стороной и выступает в роли основания при формировании счета за оказание услуг заказчику.

Новые требования к оформлению

Правильность заполнения путевого листа грузового автомобиля — это гарантия успешной работы фирмы-грузоперевозчика. С момента, как были созданы и введены в обращение первые бланки маршрутных документов, произошло немало изменений. Каждому владельцу грузовика, на котором производится транспортировка груза, необходимо знать о них и уметь использовать при формировании путевки.

Так, с начала 2017 года на титуле формы необязательно ставить оттиск печати тем организациям и предпринимателям, которые работают без нее. Зато теперь нужно проставлять отметки не только о медицинском осмотре водителя, но и данные о времени и дате осуществления техосмотра машины, который проводится перед отправкой. Проверкой внесенных сведений занимается отдельный сотрудник-контролер. По итогам осмотра он подписывает бумагу и дополняет подпись расшифровкой.

В первом квартале 2019 было принято решение Минюста относительно точности формулировок. Теперь одометрические параметры на выезде и въезде необходимо снимать на «стояночной парковке», а не в «гараже». Отменено задействование печатей в момент осуществления предрейсовой тестировки. Простой подписи, ее расшифровки и даты вполне достаточно. Касается подобное положение не только техников, но и диспетчеров.

Ответственность за неправильное заполнение

Лежит на представителе руководящего состава компании-грузоперевозчика или других уполномоченных сотрудниках, которые отвечают за эксплуатацию транспортного средства. Визируя документацию собственными подписями, они подтверждают достоверность внесенной в нее информации. В ситуации, когда во время проверки налоговой службой обнаружатся несоответствия или ошибки в составлении бумаг, инспектора вправе вычеркнуть списанное горючее и другие статьи эксплуатационных расходов из перечня затрат в целях налогообложения прибыли. При таком раскладе компанию обяжут внести дополнительные средства в виде штрафов и пени, а также откажут в компенсации части начислений налогов.

Если машину, перевозящую груз заказчику или возвращающуюся обратно, остановят работники ГИБДД, но при этом у водителя не окажется на руках маршрутного документа, ему грозят штрафные санкции в размере 2000-2500 рублей. По правилам такой случай приравнивается к управлению автомобилем без соответствующей документации.

Однако, если сравнивать последствия для работника, управляющего автотранспортом и организации-владельца ТС, складывается еще более серьезная картина. С фирмы, занимающейся транспортировкой, могут взыскать за гораздо большую сумму — 30000-40000 рублей. Ведь отсутствие путевки у работника компании в административном порядке квалифицируется как ведение предпринимательства с нарушением установленных в соответствии с законодательством правил и требований.

Привлечь к ответственности также могут не только водителя и организацию-собственника. Взыскание за несоответствие грозит и сотруднику транспортного отдела, уполномоченного проверять качество оформления маршрутных документов. В его случае имеет место штраф в размере 3000-4000 рублей.

Итоги

Изучая особенности формирования документации такого типа, важно запомнить — образцы заполненного грузового путевого листа, принятые ранее, все еще актуальны. Но при этом они не обязательны для использования. Каждый предприниматель или юридическое лицо вправе составить собственный вариант путевки, включив в нее необходимые реквизиты. А если вы еще не определились с тем, к какой компании обратиться за услугами грузоперевозки, то обращайтесь в «Точка-точка» или «Dot-Dot». Наша организация надежно и эффективно выполнит поставленные задачи.

Фото автора Artem Podrez: Pexels