ТТН: образец заполнения товарно-транспортной накладкой — правила, порядок и примеры оформления товаротранспортного документа

Оформление корректной товарно-транспортной накладной ТТН следует выполнять по образцу и специальным правилам заполнения, чтобы она была действительным документом во время отправки и документооборота. На его основании можно снять с остатков продукцию. Его постепенно заполняют все 3 участника, часть копий будет храниться у продающей стороны, одна у покупающей, а кое-что перейдет к перевозчику. Важно действовать в соответствии с законодательством, так как у этой бумаги есть своя установленная форма, нарушать ее не рекомендуется. Бланк составляется как в случае, если в мероприятии участвуют все три лица, так и если продавец сам отвозит, без посредников.

Сколько штук торгово-транспортной накладной потребуется

Их всегда 4. Отправляющий подписывает все 4 листа, а один из них оставляет себе. Его задача – стать основанием, чтобы учесть транспортируемые ценности и списать их, если все прошло удачно. ТТН становится первичной документацией, которая влияет на образование расходов из баланса.

Оставшиеся 3 высылают получателю, их передаст вместе с партией водитель-экспедитор. Главное требование, которое предъявляется к этим бумагам – они должны быть одинаковыми и подписанными всеми присутствующими. К ним относятся представители покупателя, продавца и перевозчика. Кроме того, обязательна печать отправившей фирмы.

Второй экземпляр вручается клиенту. Он станет основанием для того, чтобы передать и поставить на учет груз в программе.

Оставшиеся листы заверяются получателями и печатью компании, а затем передаются водителю, чтобы он вернул их грузоотправителю. Задача экспедитора – привезти и сдать их в бухгалтерию предприятия, которое его отправило в поездку. От момента, когда он садится за руль и до того, пока он не сдаст документы, он является ответственным лицом и отвечает за все материальные ценности, которые везет.

Первая из товарно-транспортных накладных (ТТН), заполненная по образцу, станет основанием для того, чтобы выставить счет купившему партию клиенту. Его потом отправят его покупателю вместе с бланком на оплату.

Последний экземпляр прикрепляют к путевому листу. Он нужен, чтобы верно посчитать и перевести зарплату человеку, который доставлял товары.

Необходимо внимательно отнестись к оформлению в части формирования заработной платы для человека, который занимается грузоперевозками. Документ следует создавать отдельно для каждой поездки, вне зависимости от того, насколько однородные продукты перевозились. Принцип простой – водитель грузится, а на него выдается ТН. Как только произойдет полная разгрузка фуры, бумаги сдаются в бухгалтерию. В результате получается, что на 1 рейс подписывается 1 новый комплект документации.

Оформление по пунктам и действующие правила для заполнения товарно-транспортной накладной ТТН, приводим для этого образец

Делать ее будет та фирма, которая отправляет поставку и снимает с остатков. Они заключают договор с организацией, которая будет заниматься непосредственно транспортировкой, либо выполняет функцию доставщика сама.

Заполнять нужно форму, которую утвердил Госкомстат, соблюдая стандарты. Не должно оставаться пустых полей. Если есть какая-то строчка, которую нечем заполнить, то внутри необходимо проставить прочерки.

Кроме того, нельзя допускать ошибок или неточностей. Недопустимы неверные сведения в любом месте бланка.

Если информации мало, то к нему могут прикреплять дополнительные документы:

• сертификаты;
• свидетельства;
• ветпаспорта;
• соглашения или договоры, если они относятся к продукции.

Все, что имеет отношение к конкретной поездке, крепится к бумагам и вписывается в графе «приложения».

Товарный раздел.

Транспортный.

Для удобства пользователей компания Точка-Точка внедрила свой формат данного документа, он соответствует всем нормам российского законодательства.

Кто готовит документацию

Все зависит от того, кто будет заниматься перевозкой. Если доставлять будет непосредственно продающая сторона, то создание и корректировка товарной накладной ТТН и ее разделов, включая транспортный, относится к его обязанностям.

Если же будет составляться договор с перевозчиком, то эта задача может перейти к покупающему участнику сделки. Бывает и так, что все осталось в компетенции продавца. Но обычно создает ТН та организация, которая нанимает экспедитора.

Допустимо ли задействовать один документ для 2 и более поездок

В каждый путь необходимо делать все отдельно. Категорически запрещено подписывать один файл сразу на 2, 5, 10 транспортировок. Кроме того, если содержимое автомобиля будет отвозиться к разным грузополучателям, то придется сформировать собственный пакет бумаг для каждого адреса.

Структура, правильное оформление и образец для корректного заполнения бланка под любой ТТН нового типа

ТН легко разделить на 2 условных доли. Первая из них – товарная. Внутри нее обязательно прописываются основные данные:

• о том, кто отправил и получил изделия;
• в каком объеме производилась продажа;
• названия, вес, маркировка и другие параметры.

Эти пункты документации используют, чтобы списать партию со склада отправителя. Одновременно она нужна, чтобы получатель мог оприходовать ее на свои остатки.

Вторая часть рассказывает о транспортной составляющей мероприятия. Здесь содержатся сведения о:

• самой транспортировке;
• марке машины;
• фирме-перевозчике;
• водителе;
• времени, которое предположительно предстоит потратить в пути;
• планируемом километраже;
• продукции.

Также здесь иногда прописывают полную стоимость всей поездки.

Инструкция, как правильно писать

В первую очередь следует обозначить номер в корректной форме для товарно-транспортной накладной для выполнения перевозки груза. Он зависит от внутреннего учета компании, нельзя пропускать порядковые цифры. Если предыдущая ТТН имела №332, то следующая не может быть 58.

Далее обязательно проставляется дата, в которую составляется бумага. После этого в строку, где требуются реквизиты грузоотправителя, стоит указать данные об организации. Это наименование, телефон и фактический адрес, по которому находится фирма.

Следом за этим также прописывают получателя. Важно не забыть про реквизиты, вписать то предприятие, которое будет принимать на учет продукцию.

Далее – плательщик. Это не всегда тот, кто будет принимать в свои складские помещения купленные изделия. Это то юридическое лицо, которое оплачивает счета. Например, если одна компания заказывает для своего дочернего филиала или партнера какой-то товар, то в графах будут стоять разные реквизиты. Если заказывает для себя, то поля будут идентичными.

Рядом с каждой фирмой прописывается код ОКПО.

А теперь давайте разберем подробнее, как правильно заполнить товаро-транспортную накладную, распишем каждый пункт в ТТН, укажем порядок заполнения и приведем пример образец оформления.

Чтобы весь процесс был несложным и не противоречил законодательству, рекомендуется просто следовать советам.

Что пишет грузоотправитель

Еще до того, как прибудет машина для перевозки, ему желательно заполнить все 4 экземпляра настолько, насколько это возможно. Так как на основе этого документа будет производится списание и постановка на учет изделий, необходимо прописать весь ассортимент, который продается. Если предметом сделки будет 28 видов сухих кормов из складов отправителя, то все 28 должны быть вписаны.

Почти весь раздел, не считая нижнего правого блока, будет заполнять грузоотправитель. Что обязательно указать:

• всю продукцию с наименованиями;
• единицы измерения, вес, габариты при необходимости;
• сколько мест займет;
• какого вида упаковка;
• сколько в тоннах будет весить вся поставка;
• сумма, которую нужно заплатить за весь объем.

А теперь перейдем к таблице, которая будет сразу за реквизитами.

Что реально найти в 1-Т

Ниже – часть товаро-транспортной накладной ТТН из образца, для завершения заполнения потребуются подписи с печатями. Все данные вносятся в подробные табличные поля. Любому читающему этот бланк должно быть понятно, какие наименования, в каком объеме и виде отправили по назначению.

Для каждого названия отводится своя строчка. Что указывать:

Код изделия

Номер прейскуранта

Артикул

Количество

Цена за единицу

Название

Ед. изм

Какая упаковка

Сумма

Самый первый столбик – номенклатурный номер, который присваивается продукту. Его можно посмотреть в базе. Он пригодится, если подобная система задействована на предприятии. Фирмам, в которых не актуальна такая товароучетная графа, допускается не заполнять это поле, ставится прочерк.

2 и 3 столбики тоже прописываются, если есть для них информация. Когда для товара не присвоен артикул, то перечеркивается место.

Четвертый столбик не может быть пустым. Это количество, которое будет продано, списано у одной организации с остатков и поставлено в другой. Нужно написать число перевозимых продуктов. Для каждого наименования – своя строка.

Следующие столбики тоже нельзя пропустить:

• цена за одно изделие;
• его название;
• единицы, в которых измеряется – от килограммов до штук;
• в какой упаковке будет производиться перевозка – мешками, коробками, паллетами.

Также желательно прописать массу всей поставки и сколько мест внутри автомобиля было занято.

Следующее поле – итоговая стоимость. Это произведение цены за один товар и объема проданного. Для каждой строчки она считается отдельно. Затем внизу их собирают в сумму по всем полосам.

Если будет наценка за какие-то расходы, транспортировку или другие операции, то это также указывается в таблице.

Последний столбик занимает номер, под которым находится продаваемый продукт в складской картотеке отправителя.

В случаях, когда у ТТН есть продолжение на других листах, то требуется отметить, сколько их будет. Для этого имеется специальная ячейка, в ней нужно писать цифры прописью. Там же указывают общее число мест.

Масса груза прописывается всегда числом и следом в скобках – буквами. Она обязана совпадать с той, которая была реально отгружена с учета продавца.

В нижней части таблицы обязательно стоят подписи и расшифровки лиц, подтверждающие корректность заполнения бумаги.

Кто должен подписаться:

• человек, который мог отпустить продукцию со стороны грузоотправителя;
• кладовщик, непосредственно осуществивший отгрузку;
• водитель – вносятся данные его Ф.И.О., доверенность, по которой он работает;
• представитель грузополучателя – часто тоже кладовщик.

Что заполняет перевозчик

Когда прибывает экспедитор, начинается погрузка товаров, которые необходимо доставить по назначению. В этот же момент ответственные сотрудники заканчивают подготовку документации.

Следует зафиксировать, в каких отношениях находятся грузоперевозчик и отправляющий изделия. На основании этой части документа потом платят экспедитору, рассчитываются стороны.

Если вы еще не выбрали организацию, которая может доставить ваш груз до покупателя по минимальной для рынка цене, то стоит обратиться в dot-dot. Наши специалисты готовы произвести предварительный расчет онлайн и выделить персонального менеджера, который будет заниматься только вашими задачами.

Раздел для информации о транспорте

Давайте разберем, как выглядит товарно-транспортная накладная на фото. Здесь есть поле «к путевому листу». Здесь необходимо заполнить сведения, которые имеют отношение к транспортировке. Один из бланков ТТН крепится к этому ПЛ.

В строчке «Компания» вписывается организация, которая будет выполнять грузоперевозку. Все можно взять также из ПЛ.

Там, где «Заказчик», следует показать фирму, которая оплатила действия перевозчика. Сюда относится как продающая, так и покупающая. Переписать можно из договора купли-продажи.

Графа «Водитель». Указывают человека, который работает на транспортное предприятие и отправляется в дорогу с этим рейсом. Необходимо указать фамилию и инициалы.

Далее заполняется строка «Автомобиль» и «Прицеп». Сюда вписываются номера тех ТС, которые прибыли под погрузку. Обязательно указывается полуприцеп, если он есть.

Строчка «Удостоверение». Сюда вписывают данные с водительских прав представителя грузоперевозчика. Там, где нужно обозначить «Лицензию», ставят прочерк, потому что лицензирование перевозок уже отменено.

«Пункт погрузки» - пишут фактический адрес отправителя. «Разгрузка» - здесь соответственно прописывают место, где находится грузополучатель.

Образец заполнения сведений о каждом виде груза в товаротранспортной действующей накладной

Первая графа – название продукции, которая будет транспортироваться. Во второй содержатся данные о бумагах, которые будут сопровождать поездку. Это сертификаты, договора, соглашения с номерами и датами, когда были они составлены. Полный пакет с перечнем передается водителю, а он отвозит его клиенту.

Строчка 3 – «Упаковка». Сюда вписывается, во что паковали. Допускаются сокращения ящ., кор., меш. Если же изделия не запаллечены, то пишется н/у.

Графа 4 – «Сколько мест». Здесь отмечается, сколько занимает каждый продукт по наименованиям. Если перевозится 10 т, все упаковано в паллеты по тонне, то всего будет занято 10. Если транспортируется просто полная машина песка, то ставится прочерк.

Строка 5. Рассказывает, как определяли общий вес. Если использовались весы, то пишется тип. Под номерами 6 и 8 будет писать перевозчик. В 9 необходимо расписать тоннаж с точностью до килограмма. По всем названиям прописывается отдельно, сколько весит, потом в итоге – итоговое для всех полей.

Далее идет количество. Здесь следует указать сведения о том, сколько всего выполнено рейсов, чтобы доставить покупку. Заполняется, если отправляется много одинаковой продукции в несколько машин по одной ТТН.

Затем идет строчка, которая подтверждает передачу покупателю. Здесь обязательны пункты:

• номер пломбы (если груз пломбировали);
• сколько мест (желательно указывать это прописью);
• общий вес, уточняется до 1 кг.

Поле «сдал». Вписывают информацию о должности, Ф. И. О. ответственных лиц, которые отгружали товары. Проставляются подписи и печати, которые будут подтверждать – продукты готовы к поездке, все составлено корректно.

Строка «Принял водитель». Указывается Ф. И. О. человека, который будет доставлять фуру, его подпись. Он сверяет пломбу на бумаге и на автомобиле, принял материальную ответственность на себя.

«Услуги» — все, что включает доставка, — упаковать и промаркировать, перевезти, пересчитать.

Еще одна часть ТТН – работы по загрузке и последующей разгрузке

Графа 11 «Исполнитель». Здесь содержатся сведения о фирме, которая выполняет доставку. 14 «Способ» — как именно грузили в машину. Это может быть наливной, насыпной, автоматизированный или другой метод.

В 13 строчке обычно прописывается, с помощью какой техники осуществлялась загрузка. В 16 и 17 соответственно указывают часы и минута, когда автомобиль прибыл и отправился после завершения работ по погрузке. В строке 18 – информация о дополнительно потребовавшихся действиях. Если их нет, то ставится прочерк. В 19 подписывается представитель отправителя.

Доставка клиенту

Когда водитель приезжает по назначенному адресу, то он передает все 3 экземпляра. Покупающая сторона заполняет раздел про погрузку и разгрузку.

Что нужно писать, когда уже разгружают

11 – пишется, кто именно достает продукцию из авто – клиент или отдельная нанятая сторонняя фирма. 12 – указывается, если что-то выполнялось (взвешивалось, пересчитывалось). 13 – техника, которая потребовалась для выполнения мероприятия. 14 – способ, которым разгружали. 16 и 17 – время, когда прибыл и уехал автомобиль. В 19 строке подписываются материально ответственные лица, которые выполняли приемку товара.

Фото автора Norma Mortenson: Pexels