Какие документы нужны для перевозки груза автомобильным транспортом: правильное оформление необходимого пакета транспортной документации

Транспортировка товаров между населенными пунктами производится ежедневно. Это может быть как ежедневный корпоративный договор с логистической компанией, так и единоразовый частный заказ, например, при переезде. Но в обоих случаях одинаково важно соблюсти закон. В статье расскажем про оформление транспортной документации для грузоперевозок: какой пакет документов нужно оформлять для водителя при перевозке груза на автомобильном транспорте. В компании Точка-Точка каждому клиенту или перевозчику в личном кабинете предоставляются все необходимые документы. А все грузы всегда застрахованы.

Бумаги общего назначения

Необходимо выделить три категории письменных свидетельств:

• Для самого водителя. Лицо, которое осуществляет трансфер, обязан предоставить по требованию инспектора ГИБДД водительское удостоверение. Но права – это минимум, на самом деле потребуется еще целый пакет для подтверждения своей компетенции.
• Для транспортного средства. Необходимо подтвердить, что автомобиль подходит по всем параметрам.
• На сам груз. Особенно много бумаг для скоропортящихся или ценных товаров.

Сперва перечислим, что нужно для шафера. У дальнобойщика при себе должно находиться:

• ВУ. При этом стоит проверить срок действия удостоверения. Кроме того, если планируется поездка за границу, то водителю нужны права международного образца.
• Подтверждение водительского стажа. Способов для этого несколько – показать выписку из трудовой книжки или взять справку от работодателя.
• Доверенность на грузоперевозку. Это необходимо в том случае, когда шофер не является владельцем автомобиля, а только наемный работник.
• Паспорт с российским гражданством. В целом это не обязательный документ, но его рекомендуется всегда возить с собой для нестандартных ситуаций.
• Лицензия для перевозки опасных, легковоспламеняющихся веществ. Чтобы ее получить, необходимо обратиться в Минтранс РФ.
• Специальное разрешение и пропуск от сотрудников ГИБДД понадобится в том случае, если вам предстоит перевозить очень тяжелые или негабаритные, относительно дорожной разметки,предметы.
• Договор найма или его копию. Это нужно для сотрудников, чтобы подтвердить свое положение служащего.

Какой перечень документов нужны для перевозки грузов для автотранспорта:

• ПТС с соответствующей отметкой о последнем собственнике.
• Талон техобслуживания, чтобы подтвердить исправность ТС.
• Действующий страховой полис ОСАГО или Каско.
• Путевой лист, в котором отправитель указывает данные о себе и о самой грузоперевозки – откуда и когда выехал транспорт, куда должен прибыть, дополнительные обстоятельства.

К перечисленному выше комплекту также понадобятся бумаги на сам груз:

• Товарно-транспортная накладная.
• Сертификат качества. Его должен получить грузоотправитель, он же передает его шоферу.
• Температурная книжка. Она нужна совсем не всегда, а только в том случае, если перевозить планируют продукты питания и иные товары, которые транспортируются в рефрижераторах. Тогда водитель обязан делать в документе фиксацию температуры на протяжении всего своего пути.
• Санитарный паспорт требуется при доставке животных или продовольствия.
• Если везете скот, птиц, то нужно приготовить ветеринарное свидетельство. Домашним питомцам, путешествующим в салоне со своими хозяевами, это не требуется.

В тот момент, когда перевозчик соглашается на работу, берет от отправителя сопроводительную документацию и отправляется в путь, он получает всю ответственность в дороге. Поэтому очень важно «на берегу» просматривать все бумаги. Если же чего-то, по вашему мнению, не хватает, но грузоотправитель с этим не согласен, нужно составить акт о несоответствии, который подтверждает, что при отправке были разногласия. Отвечать в таком случае будет отправитель.

Полный набор и верное оформление транспортных документов, применяемых при перевозках грузов на автомобильном транспорте, – это гарантия того, что в дороге не случится непредвиденных ситуаций с сотрудниками ГАИ. Кроме того, это поможет избежать дополнительных расходов, создания плохой репутации и даже отказа от дальнейшего сотрудничества. Будьте компетентны при заключении сделки. Чтобы верно составить всю документацию, подробнее расскажем о некоторых пунктах.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Это основное свидетельство, которое подтверждает законность перевозки. Очень часто проверяющие службы обращают внимание исключительно на него, игнорируя остальные нюансы, поэтому важно с максимальной ответственностью подойти к составлению. Акт заполняется и выдается шоферу грузоотправителем. Он же делает четыре копии, каждую из которых следует заверить нотариально.

 

Бумага имеет две части:

• Товарную. Здесь подтверждается факт продажи и покупки. По этому разделу производится отпуск со склада или приемка на новое складское помещение. Здесь есть вся исчерпывающая информация о самом грузе: номенклатура, количество, если имеются – специфические условия транспортировки и хранения и так далее.
• Транспортную. Она более важна для перевозчика. В ней находятся данные о маршруте – откуда и когда выезжает дальнобойщик, как, куда и в какой день должен приехать. Дополнительно прописываются сведения о водителе и транспорте, стоимости грузоперевозки, в том числе информация о заработной плате наемного сотрудника.

По сути, ТТН отвечает на основные вопросы по сделке – о ее законности, факте реализации, учете интересов всех сторон. Бумага свидетельствует, что товар был передан и доставлен. На каждую новую партию оформляется своя накладная. Если одним транспортом осуществляется две доставки, то они документально тоже разводятся.

Объясним, куда отдаются 4 экземпляра:

• один остается у грузоотправителя, по ней производится списание со склада;
• второй берет водитель, он обязуется передать его грузополучателю;
• третий и четвертый – для транспортной (логистической) компании, которая осуществляет саму грузоперевозку.

По завершении поездки важно, чтобы шофер вместе с отправителем засвидетельствовали все 4 ТТН своими подписями, поставили на них печати организации, которая отправляла товар. 

Важное правило по оформлению документа на провоз груза автотранспортом: заполнять все поля нужно четким почерком, который не предполагает разночтений, а если остались незаполненными некоторые строчки, в них делаются прочерки, чтобы нельзя было что-то вписать постфактум. 

Несмотря на то что ТТН считается самой важной бумагой, ее может не быть. Это законно в одном случае – когда владелец сам является перевозчиком. Тогда для подтверждения законности транспортировки достаточно предоставить товарную накладную.

Договор перевозки

Это соглашение заключается между двумя сторонами – между грузоотправителем и перевозчиком, а третье лицо, получатель, при этом не участвует. Но это только по факту, на самом деле грузополучатель также заинтересован в условиях договоренности. Основное условие, которое прописывается в акте, – это то, что водитель обязуется доставить взятый груз. 

 

Кроме того, в договоре отображаются:

• необходимость предоставления исправного транспортного средства, которое подходит для соблюдения условий транспортировки товаров;
• срок для перевозки;
• ответственность обеих сторон в ряде перечисленных ситуаций. 

Предлагаем образцы для заполнения:

Иногда договор перевозки можно заменить доверенностью, но в таком случае необходимо сопроводить ее печатью компании. 

Документ на перевозимый груз: путевой лист для водителя

Эта бумага заполняется товароотправителем, заверяется им же или в бухгалтерии автотранспортной компании. Важный момент – бланк действителен только на протяжении месяца. После этого его следует продлить. Если одна партия перевозится несколькими автомобилями, то для каждой машины нужно подготовить свой путевой лист.

 

Что в нем должно отображаться:

• Марка, модель и регистрационный номер ТС.

• Официальное название логистической фирмы.
• Данные о топливном расходе, проще говоря, расчет, сколько топлива необходимо для поездки.
• Дата заключения договора с водителем.
• Сведения о накладной.
• Информация о шафере – его имя, время прохождения медкомиссии и ее заключение.

С помощью этой бумаги должен осуществляться контроль за сроками перемещения и действиями водителя. Здесь также есть отрывная часть. Талон также заполняется, на нем проставляются печати, а затем отрывная часть передается заказчику транспортировки в качестве отчетности.

Транспортная накладная – документ, необходимый для перевозки грузов автомобильным транспортом

Этот перевозочный бланк может составляться как на одну партию, так и на несколько, если все поездки будут осуществляться на одном и том же ТС. Акт составляется в трех экземплярах, которые (все оригиналы, не копии) передаются отправителю товара, получателю и перевозчику. Если приходится задействовать несколько автомобилей, то для каждого из транспортных средств составляется отдельная ТН.

Какая информация содержится в бланке:

• Наименования юридических лиц, участвующих в договоренности.
• Дата заключения сделки.
• Номенклатура, количество, масса, маркировка, способ упаковки, размеры.
• Перечень того, какие сопроводительные документы необходимы для перевозки груза.
• Указания грузоотправителя – условия, которые нужны для грузоперевозки (санитарные, таможенные и прочие требования).
• Адреса и сроки погрузки и выгрузки.
• Сроки доставки.
• Дополнительная информация.
• Место для проставления даты и подписи получателя – заполняется по принятию партии.

Доверенность на водителя

Ситуации, когда такой документ требуется оформлять, встречаются часто. Однако унифицированного образца до сих пор не существует, так что писать можно в свободной форме. Но обычно у логистической компании есть готовый шаблон. При обращении в фирму «Точка-Точка» всю документацию подготовят сотрудники сервиса.

 

Какие сведения содержит доверительная бумага:

• информация о доверителе;
• данные о представителе;
• перечень перевозимых товаров;
• места отправления и назначения.

Важно вписать дату, до которой будет действовать доверенность.

Договор транспортной экспедиции

Экспедитор – это должностное лицо, которое сопровождает партию во время поездки. Он обязуется выполнить услуги, которые подробно прописываются в этом соглашении, за определенное вознаграждение. Его сумма также оговаривается письменно. В перечень обязанностей могут быть включены следующие:

• проверка качества;
• выполнение таможенных процедур;
• погрузка/выгрузка;
• оплата пошлин и пр.

Образец для заполнения:

Поручение экспедитору

Именно в этой бумаге представлен конкретный перечень экспедиторских услуг. Экземпляра понадобится два для обеих сторон, необходимо поставить подпись перевозчика, свидетельствующую о его согласии и ознакомлении с требованиями. Кроме перечисления услуг, следует внести данные о грузе:

• количество занимаемых грузовых мест;
• масса;
• маркировка и пр.

Экспедиторская расписка

Экспедитор выдает грузоотправителю документ, подтверждающий факт получения товара. Перевозчик получает право на владение имуществом на период транспортировки.

 

Пример:

Складское свидетельство

Оформляется в момент получения у перевозчика партии для хранения на складе. Подтверждает факт передачи и, соответственно, завершения работы наемного сотрудника.

Вот как она может выглядеть:

Оформление документов для транспортной компании для перевозки груза

При создании документации важно учесть несколько моментов:

• Практически все бумаги создаются в 2, 3 или 4 экземплярах, причем нужны оригиналы, а не копии.
• В случае с доверенностью понадобится нотариальное освидетельствование.
• Экспедитор обязан перепроверить все сопроводительные акты, поскольку после грузопередачи он полностью берет на себя ответственность.
• Все соглашения, расписки должны быть в печатном виде. В редких случаях применяется электронный документооборот.

Дополнительные типы документов

Иногда могут быть нужны:

• Трудовой договор. Он понадобится, если водитель не является владельцем транспортного средства.
• Санитарный паспорт. Он необходим, если предмет грузоперевозки — продукты питания.
• Ветпаспорт – для зверей.
• Справка, если транспортируется алкогольная продукция.

 

Особые случаи 

Если планируется перевозка особенных грузов, к которым можно отнести огне- и взрывоопасные вещества, химикаты, товары с габаритами, превышающими норму, то понадобятся дополнительные удостоверения из ГИБДД, опознавательные знаки на автомобиль и заполненный заранее маршрутный лист.

Если возникли спорные ситуации

Как и в любых товарно-денежных и правовых отношениях, при предоставлении транспортных услуг нередки случаи споров. Рассмотрим, как можно их решить.

Оформление актов

Бумага потребуется при ряде обстоятельств:

• товар не был вывезен со склада из-за грузоперевозчика;
• отвечающая сторона не предоставила ко сроку транспорт;
• порча партии, несоответствие количеству и прочие потери;
• просрочка доставки;
• простой ТС или контейнеров по вине одного из участников конфликта.

Акт может быть оформлен в одностороннем порядке, если уклоняющееся лицо не желает участвовать в оформлении. Создается два или более экземпляров. Вот пример в произвольной форме:

Претензия

Еще один вариант оформления спорной ситуации, когда она не предусмотрена законом или трудовым контрактом. Информация, которая должна быть в бумаге:

• где и когда она составлена;
• полное наименование юридических лиц – того, кто предъявляет жалобу, и того, кто ее принимает;
• описание обстоятельств спора;
• смета по доставленным потерям: сумма к взысканию и ее обоснование;
• перечень приложений;
• подпись, печать, Ф.И.О. заполняющего лица.

Как правило, подает претензию грузоотправитель к экспедитору. Сделать он это может в течение 6 месяцев с момента возникновения спорных обстоятельств. Обычно жалоба содержит требования по возмещению убытков из-за повреждения товара.

Штрафы за нарушения правил транспортировки

Эту сферу регламентирует статья 12.21 КоАП РФ. Нарушений может быть множество, самыми распространенными являются:

• Поездка без тахографа или несоблюдение режима отдыха – от тысячи рублей.
• Отсутствие специального разрешения из ГИБДД в случае сверхгабаритного объекта – от 2 тыс.руб.
• Недостоверные сведения о товарах в сопроводительной документации или ее полное отсутствие – от 5 000 для физлиц и от 250 000 для юрлиц.

Мы подробно рассказали, какие документы нужны для транспортировки груза, и как их заполнить. Чтобы не было накладок и конфликтов, обращайтесь только к проверенным перевозчикам – в сервис «Точка-Точка».

 

Фото автора Tima Miroshnichenko: Pexels