Инвойс — что это такое простыми словами, как заполнять проформу invoice на услуги

Международная торговля требует от продавцов и покупателей не только глубокого понимания специфики и трендов отдельно взятых рынков. Не менее важным аспектом внешнеэкономической деятельности является знание правил, регламентирующих порядок сопровождения отправляемых и получаемых грузов. Так, в соответствии с действующими законодательными нормами, одной из обязанностей экспортеров является своевременная подготовка документов, необходимых для быстрого прохождения процедур валютного контроля и таможенного декларирования. Что такое коммерческий инвойс (invoice) и проформа на услуги простыми словами, для чего это нужно и когда выставляется, и какие требования к оформлению нужно учитывать при заполнении? Давайте разбираться.

Общее представление

Рассматриваемое понятие является универсальным международным термином и используется для обозначения счета на оплату, который продавец выставляет в адрес покупателя. Структура представляет собой условия сделки, информацию об участвующих субъектах, а также полный перечень оказанных на коммерческой основе функций и их характеристик. Выписка является косвенным подтверждением факта передачи товара и, как следствие, возникновения обязательств по осуществлению взаиморасчетов в заранее согласованные либо установленные законом сроки.

Виды инвойса

В отечественной практике ведения коммерции отсутствуют аналоги рассматриваемой формы. Отдельные специалисты указывают на схожесть invoice со счет-фактурой, однако целевое назначение этих документов имеет существенные различия. В первом случае речь прежде всего идет о валютном контроле и подтверждении наличия легальных оснований для получения платежа, во втором — о налоговой отчетности и отслеживании начислений НДС. Отличительные особенности выявляются и при сопоставлении с классическими оплатами, широко используемыми российскими компаниями. Если сравнивать международный и отечественный документооборот, с точки зрения юридической и бухгалтерской составляющей инвойс по назначению больше всего напоминает акты приема-передачи, заполняемые по факту оказания услуг.

Согласно действующей классификации, выделяют две основных разновидности. Остановимся на каждой из них подробнее.

Коммерческая форма

Также известна как инвойс-фактура, и представляет собой вариант товаросопроводительного акта, выступающего законным основанием для получения платежа. В рамках ведения коммерции с контрагентами, относящимися к иностранной юрисдикции, применяется в качестве инструмента валютного контроля, позволяющего удостовериться в легальности происхождения денежных средств.

При поступлении на счет транзакции, отправителем которой является зарубежное юридическое лицо, обязанностью банка является временная блокировка средств на транзитном балансе. Соответствующее требование в отношении российских компаний установлено основным регулятором — Центробанком РФ. Получателю предоставляется пятнадцатидневный срок на подтверждение сделки. Перечень предоставляемых документов зависит как от внутреннего регламента конкретного кредитно-финансового учреждения, так и от суммы. Если стоимость не превышает 200 000 руб. — применяются упрощенные правила, позволяющие ограничиться заполнением отчета в электронной форме и предоставлением коммерческого счета — инвойса.

Предъявление договора требуется в тех случаях, когда цена экспортной операции оказывается выше трех, а импортной — более шести миллионов рублей. Контракт подлежит постановке на учет банком, получая уникальный идентификационный номер для последующего контроля.

Если речь идет об оказании услуг, получателями которых выступают иностранные контрагенты — составлять и отправлять акты выполненных работ необязательно. Альтернативным решением выступает использование в содержании формулировки, схожей с представленным образцом:

«…Вся или частичная оплата является подтверждением со стороны заказчика факта исполнения указанных ниже договорных обязательств в полном объеме, с соблюдением требований по качеству и установленных сроков».

Таким образом, получение денег по документу счета инвойс (invoice) означает, что за эти услуги у заказчика нет оснований для предъявления каких-либо претензий — работа принята.

Проформа-инвойс

Здесь речь идет о предварительной сумме, которая выставляется стороной продавца в тех случаях, когда условия сделки и окончательная цена находятся на стадии согласования. Оформление актуально при внесении клиентом частичной или полной предоплаты.

Так, например, иностранная компания может предложить российскому дизайнеру заказ на подготовку серии графических материалов. Участники еще не успели согласовать весь объем работ, однако клиент намеревается подтвердить серьезность собственной заявки и закрепить за собой место в рабочем графике исполнителя. С этой целью он отправляет сумму в размере 500$, используя в качестве основания проформа-инвойс, заполнение которого для физических лиц также не представляет особой сложности.

Основное отличие подобной формы от коммерческого аналога — отсутствие четких условий, окончательных сроков и конкретных цифр, закрывающих сделку. В proforma invoice не включается требование об оплате, что позволяет обойтись и без указания реквизитов — за исключением случаев, предусматривающих авансовые платежи. После того как все положения будут согласованы окончательно, участники могут перейти к оформлению нового счета, в котором отражаются достигнутые договоренности об оказании услуг.

Как должен выглядеть инвойс

Несмотря на отсутствие официального регламента, который устанавливал бы правила заполнения, компаниями обычно использует унифицированный формуляр, изначально предназначенный для сопровождения международных торговых сделок. Данный образец был рекомендован Европейской экономической комиссией ООН еще в сентябре 1983 г., и определяет следующий перечень сведений, указываемых в содержании:

• Уникальный идентификационный номер, дата и время составления.
• Полное юридическое наименование, адреса и реквизиты, а также контактные номера для связи — как для продавцов, так и для покупателей. В случае привлечения к участию в сделке посредников — аналогичные данные вносятся и для них.
• Страны происхождения и отправления продукции, выступающей предметом торговой операции, и тип валюты, используемой для указания стоимости товара.
• Формат упаковки, подробное описание, указание объема, количества, поштучного и совокупного веса, а также цены в пересчете на единицу и всю партию в целом.
• Условия коммерческой поставки, соответствующие классификации с использованием терминов Инкотермс.
• Отметка, удостоверяющая корректность информации, указанной отправителем в процессе декларирования.

Продавец (либо его официальный представитель) должен заверить инвойс контракта в соответствии с правилами оформления — собственной подписью, а также печатью организации, при наличии таковой.

Порядок описания товаров

Существующие рекомендации не содержат конкретных требований по данному вопросу, ограничиваясь характеристикой «должно быть полным». Тем не менее, исходя из сложившейся международной практики, можно выделить несколько обязательных пунктов. К их числу относятся:

• Название и сфера использования продукта.
• Материал изготовления и технические качества (опционально).
• Идентификационный номер или серийный код.
• Особенности маркировки.
• Сведения о количестве, отдельном и общем весе, упаковке и т.д.

Следует также отметить, что при оформлении инвойса для декларации информация о стоимости, объеме и иных свойствах указывается в отдельных блоках. Описание должно быть детальным и понятным, без использования каких-либо сокращений. Так, например, для условного предмета одежды оптимально подойдет формулировка формата «Толстовка детская, материал — 100% полиэстер, размер 35, цвет черный, торговая марка «Московская фабрика текстиля».

Товары со специфическими требованиями

При планировании отдельных видов поставок в страны, входящие в состав Евросоюза, нужно учитывать особые стандарты, обусловливаемые спецификой сделки. Говоря о том, как заполнять инвойс в подобных ситуациях, стоит в первую очередь упомянуть о наличии обязательных пунктов, актуальных для следующих международных операций:

• Отправка биологических образцов. Требует предоставления информации, раскрывающей происхождение (биоматериалы организма человека, животные органы или ткани, вирусные штаммы, семена растений), цель осуществления экспортной отгрузки (трансплантация, научные исследования в лабораторных условиях), максимально допустимую продолжительность хранения материала, правила безопасной транспортировки, и т.д.
• Поставка химических веществ. В данном случае указывается общепринятое классификационное название, детальное описание (включая формулу, агрегатное состояние, уровень концентрации и т.д.), целевое назначение, а также документацию, удостоверяющую соответствие груза действующим нормам безопасности.
• Отправка товаров, характеризующихся технически сложной конфигурацией. В документе должны быть перечислены основные компоненты и характеристики, с полным раскрытием спецификации по комплектующим. Так, например, в случае отгрузки моноблоков отмечается корпусная часть, интегрированный ЖК-дисплей, встроенная видео- и звуковая карта, процессор, материнская плата, система охлаждения, жесткий диск и т.п.
• Поставка изделий, изготавливаемых из текстильных материалов. В описании приводится подробный состав ткани, включая долю содержания каждого типа использованного при пошиве волокна, метод плетения и наличие дополнительных красителей. Если речь идет об отправке образцов — проставляется соответствующая отметка, указывающая, что товар не предназначен для последующей коммерческой реализации.
• Передача продукции на безвозмездной основе. При отгрузке товарных позиций в дар важно учитывать номинальную стоимость. Превышение номинального порога, равного €22, является основанием для уплаты стороной получателя, подпадающей под юрисдикцию ЕС, таможенной пошлины. Уточнить лимиты, позволяющие избежать дополнительных расходов, можно обратившись к своду нормативных регламентов, действующих на территории конкретной страны.

Перед тем как оформить инвойс и отправить его покупателю, необходимо тщательно проверить все данные, внесенные в содержание. Рекомендуется сопоставлять сведения с готовыми образцами товара, исключая вероятность выявления расхождений в процессе проверки на таможне. Кроме того, сопроводительная документация должна быть переведена на официальный язык государства, в котором зарегистрирован выбранный контрагент.

На каком этапе выставляется счет

В рамках общепринятого алгоритма основанием считается согласование итогового размера оплаты. Если речь идет об авансовых платежах — используется проформа, в которой приводится общая информация, достаточная для формирования объективно корректного представления о полной сумме заключаемой международной сделки.

Порядок оформления инвойса

Действующая практика допускает возможность заполнения документов как вручную, так и в печатном формате. Бумажным носителем может выступать обычный лист стандарта А4, либо фирменный бланк организации. Преимущество второго варианта — заранее включенные в форму реквизиты отправителя.

Обязательное условие — наличие подписи руководителя или официального представителя экспортера, причем в данном случае факсимиле не используется. При отсутствии печати проставляется соответствующая отметка, что обусловливается принятием в 2016 году законодательного положения, освобождающего юридических лиц от необходимости пользования штампами при оформлении.

Важный момент — предоставление документа всем сопричастным к торговой операции субъектам. Это значит, что инвойс по запросу должен быть составлен в шести экземплярах, для каждого из которых находится свое применение:

• Вложение внутрь отгружаемой посылки.
• Размещение вместе с транспортной накладной в кармашке для отправлений.
• Сохранение у продавца, а также передача покупателю и посреднику, оказывающему логистические услуги (2 шт).

Частые ошибки при оформлении

Процедура подготовки таможенной документации нередко сопровождается допущением помарок и неточностей. К числу наиболее распространенных прецедентов относятся:

• Недостаточно полное описание продукции.
• Отсутствие характеристики по некоторым товарам партии.
• Игнорирование требования об указании объявленной стоимости, выраженной в валюте государства-импортера, обусловленного необходимостью проведения расчетов на таможне.
• Неправильная расшифровка цен по позициям.
• Использование факсимильной подписи руководителя или доверенного лица.

Тщательная проверка перед отправкой позволяет исключить ошибки, способные обернуться продолжительной задержкой экспортируемой партии при декларировании.

Примеры инвойсов

Найти типовой шаблон предварительного счета в Сети сегодня не составляет особого труда. Можно воспользоваться готовыми формами, либо скачать образец commercial invoice и на его основе составить собственный вариант. Файлы формата Excel предлагают возможность попозиционного описания услуг, с указанием продолжительности работы и согласованной часовой ставки, что актуально для оперативного и безошибочного расчета общей стоимости. Также существуют специальные бесплатные генераторы, такие как Logaster или Zoho, автоматически формирующие нужный документ на основе введенных пользователем данных.

Подведем итоги

Разобраться в том, что такое инвойс, чем это отличается от счет-фактуры, и какие правила предъявляются к подобной документации, не так уж и сложно. Своевременное оформление, выполненное с соблюдением базовых рекомендаций, помогает экспортерам ускорить внешнеэкономическую деятельность и соблюдать законодательные требования.

Вопрос/Ответ

Собрали самые популярные запросы.

В чем заключаются основные стандарты заполнения?

Описание услуг и товаров должно быть максимально подробным, а сам документ — подписан руководителем или ответственным лицом исключительно вручную.

Что нужно для составления счета?

Сведения об участниках торговой сделки и экспортируемой продукции.

Какие есть разновидности invoice?

Инвойс бывает коммерческий и проформа. Первый оформляется после согласования всех условий контракта, второй — используется для проведения авансовых платежей.