Счет-фактура: что это такое простыми словами, для чего она нужна и что подтверждает - определение и назначение документа

Здесь будет рассматриваться такой документ, как счет-фактура – что это такое простыми словами. Ведь это исключительно важная документация для обеих сторон коммерческой сделки. И поставщик, и получатель груза осуществляют свою деятельность через него. И что не менее важно, у данной бумаги есть строгая форма и нарушать ее нельзя. Любое отступление от правил автоматически нивелирует юридическую силу. Соответственно, важно не только знать, когда использовать документ, но и как его правильно заполнять. Особенно учитывая последний поправки в законодательстве, которые внесли некоторые изменения. И о них зачастую не осведомлены лица, принимающие товар или осуществляющие его отгрузку. Поэтому нюансы часто ускользают. 

Что это такое

Начнем с самого термина. Официально – это налоговый документ. Хотя предназначение лежит в гораздо более широкой плоскости. В общем смысле, его главная цель – учет НДС для поставляемых товаров или услуг. Поэтому он хранится в бухгалтерии для формирования налоговой отчетности. А также поднимается в случае проверки со стороны ФНС. Это основное подтверждение валидности сделки, поэтому без его изучения у сотрудников налоговой могут возникнуть очевидные вопросы.

Также есть и второе предназначение данной бумаги. 

Для чего нужна счет-фактура

Определить и подтвердить размер НДС – это, конечно, важный момент. Но для самих сторон сделки, более интересным является второе значение документации: ее подтверждение, валидность. Эта бумага позволяет абсолютно легитимно завершить процесс передачи имущественных прав на ТМЦ. А также узаконить тот аспект, что получатель не имеет никаких претензий к отправителю. Товар доставлен в срок, в полном объеме и надлежащем качестве. В противном случае претензии могут возникнуть и к логистической компании, осуществляющей грузоперевозку.

Учитывая тот факт, что в этой документации содержится вся основная информация по продукции, всегда получится провести сверку. То есть, наглядное сравнение той партии, что фактически приехала и той, что была заявлена. А вот информация о стоимостном выражении поступивших ТМЦ – это уже дань необходимости как раз для налоговой службы. Ведь сумма сделки в принципе регистрируется и в договоре. Поэтому указание цены тут – это необходимость для расчета НДС.

Образец

Поняв, что счет-фактура — это документ, подтверждающий сам факт перевозки закупленных ТМЦ или оказания услуг, стоит изучить его формуляр. Тем более, что мы уточнили важность корректного заполнения самого бланка.

№1

№2

Что подтверждает 

Итак, мы уже поняли, что подобный документ принципиально важен как для налоговой отчетности, так и для самого узаконивания сделки. Действительно, одного договора недостаточно, как минимум потому, что понадобится своего рода акт приема-передачи. Но мы не учли еще один основной момент. Ведь бумага подтверждает начисление определенного НДС. И если после этой информации налог действительно был уплачен – это уже повод для получения соответствующего вычета. Да, если вы рассчитаете на этот распространенный вид субсидий, то все декларации должны быть строго подтверждены. Именно из базы НДС и формируется тело дотации.

Становится понятно, для чего предназначена счет-фактура. 

• Официальное закрепление факта совершения сделки.
• Исчисление налогооблагаемой части из передаваемых ТМЦ.
• Возможность потребовать налоговый вычет в установленных размерах впоследствии. 

Готовые решения 

Разумеется, грамотно заполнить данный документ сумеет не каждый сотрудник. А бухгалтеров на предприятии зачастую не хватает. Да и в любом случае, этот процесс лучше максимально автоматизировать. Иначе он грозит серьезными тратами в переводе на человеко-часы. Поэтому логично будет воспользоваться готовыми программными решениями, причем не только в этой сфере товарно-денежных отношений, но и во всех остальных.

Видовое разнообразие 

Мы поняли, для чего необходима счет-фактура. Но эта информация ограниченная и неполная. Ведь для полного уяснения нужно как минимум понять, какие типы данной документации существуют, и каким целям они служат.

Самый основной вариант – стандартная СФ. Она формируется в момент отправки груза, проходит весь путь вместе с водителем или экспедитором и передается на руки грузополучателю. И в этом случае товар или услуга оплачивается по факту. В принципе, документ передается всегда после того, как деньги уже переданы или получены кредитные обязательства.

Также есть несколько путей отправки СФ. Во-первых, вместе с самим грузом. Это самый распространенный способ. Во-вторых, отдельно после отгрузки товара или выполнения услуг. В-третьих, по почте параллельно.

В любом случае, все три вариации применимы как к стандартной СФ, так и к авансовой. Это наша вторая разновидность. Она формируется исключительно в ситуациях, когда денежные средства за будущую партию уже были направлены на счет поставщика. Но при этом фактически никакого груза еще не сформировано. Эта бумага имеет более сжатый вид, включает наименовании компании отправителя, получателя, список ТМЦ в партии, единицы измерения. Как вы понимаете, для формирования налоговой отчетности она не подойдет. Лишь для закрепления будущей сделки, за которую уже получен аванс. Поэтому, если формируется такая счет-фактура, назначение документа сужается. Она не может является формой узаконивания уже свершившейся сделки, ведь ее пока фактически не было.

НДС

Налог на добавленную стоимость назначается на любой ТМЦ, который прописан в соответствующих актах. И данный документ будет подтверждать наличие НДС. Соответственно, при заполнении декларации бухгалтера будет брать сведения напрямую из этих бумаг. Из этого следует, что их не только нужно каждый раз формировать, но и хранить в течение как минимум одного отчетного периода. Примечательно то, что существует категория товаров, некоммерческие цели, которые освобождают от уплаты этого налога, а также стандартная форма УСН для индивидуальных предпринимателей.

В этом случае по закону получатель груза не имеет права требовать составление формуляра. Да, он может попросить. И зачастую ему в этом никто не отказывает. Продавец, чтобы не накалять отношения все равно формирует эту бумагу. Но при этом составлять ее придется особым образом. 

Ведь как мы помним, что означает счет-фактура в первую очередь – это выявление размера НДС. И если налога нет, то поле нужно либо оставить пустым, либо заполнить текстом «БЕЗ НДС». Другие варианты не допускаются. Мы уже упоминали про жесткие рамки заполнения бланка, которые в принципе не допускают расхождений. И, таким образом, строчка «0%» в поле НДС – является прямым нарушением. При подобном варианте заполнения налоговые органы вполне могут решить назначить неприятные санкции. Например, пустить данную сделку под стандартные 20% налога. Что очень неприятно скажется на конечной прибыли покупателя.

Ключевые реквизиты

Конкретные поля, обязательные для заполнения в любом случае, четко указаны в 169 статье НК РФ. Пройдемся по ним подробно:

• Конкретная дата составления, а также его номер в соответствии с журналом грузоотправителя. Стоит учесть, что цифры в любом случае нужно проставить сквозные. При этом сам формат их не имеет значения.
• Название организации, почтовый индекс. Причем наименование должны быть полным, учитывая его официальные данные в ЕГРЮЛ. Если там присутствуют сокращения, то их указывать можно и даже нужно. Но сосредоточьтесь на том, чтобы избежать любых помарок, исправлений. Они не допускаются, при этом запись не должна допускать разночтения.
• Теперь такая же процедура ожидает и получателя. Также прописываются все основные сведения для полной и точной идентификации компании без двоякого толкования.
• Адреса. Указать необходимо для обеих сторон. Учитывая, что подтверждает счет-фактура – точки прибытия должны быть указаны наиболее точно. Но при этом помните, что географическая локация фактически важна лишь для передачи имущественных ценностей. Когда речь идет об оказании услуг, локации прибытия быть не может по определению. Поэтому это место допустимо пропустить.
• Продукция и ее единицы измерения. Зачастую используется система веса или количество поштучно. Одновременно следует помнить, что нужно учитывать и упаковки, ящики, коробки. И указывать и их количественный фактор тоже. Причем необходимо использовать корректную метрическую систему для учета. Если продукция рассчитывается в литрах, нельзя мерить ее в тоннах.
• Объем услуг, а также общий размер партии. Собственно, чтобы получатель смог сверить сколько пришло, и сколько должно было.
• Стоимость. Зачастую предполагается цена за конкретную единицу или за всю партию в целом. Причем указываться общая сумма должна с учетом НДС. Без него, если подобное было прописано в первоначальном соглашении или при УСН.
• Валюта для оплаты. В этом поле нужно указать не просто название, а международный код.
• Ставка. В принципе это и есть главная цель, для чего нужна счет-фактура в бухгалтерии. Поэтому НДС необходимо указать наиболее правильно. Если же тариф отсутствует, работает вариант УНС.
• Размер налога. То есть, общая часть, предусмотренная к оплате. Если вы используете современное программное обеспечение, то данная сумма будет вписываться с ее помощью. И считать ее нет необходимости. Иначе придется скрупулезно производить расчеты, помните, что ошибаться нельзя даже в небольших диапазонах.
• При поставках импорта появляется еще одна обязательная к заполнению часть – это страна и идентификатор таможенной декларации.

Счет-фактура для бухгалтерии

Этот документ включается в книгу продаж или покупок. В зависимости от того, в какой именно роли выступало предприятие. И после подведения итогов периода, на основании и этой информации создается декларация. Поэтому пропуск даже одного экземпляра бланка грозит серьезными неприятностями. В итоге будет допущена неточность в налоговой отчетности, что явно заинтересует ФНС при сверке. Что, в свою очередь, спровоцирует внеплановую выездную проверку. А они по знаменитому закону Мерфи не просто выявит проблему конкретно с этим пропущенным документом, но и все проблемные сделки в пределах трехгодовой исковой давности. И финансовые санкции станут неминуемыми.

Порядок заполнения

Построчно бланк заполняется так:

• 1 – дата и номер;
• 2 – данные о продавце;
• 3, 4 – сведения о получателе;
• 5 – дата и номер авансового варианта документации;
• 6 – акциз;
• 7, 8 – налог;
• 9 – стоимость;
• 10 – поля для импорта.

Доступно ли электронное оформление 

Это не только допускается, но и рекомендуется. Электронный документооборот уже давно и упорно вытесняет своего бумажного собрата. И что особо важно – это проще, удобнее и быстрее. Экономия огромного количества человеческих ресурсов и сил бухгалтеров, которые логично направить на более продуктивную и полезную деятельность для компании в целом. При этом при заполнении электронным методом, а также при пересылке, полностью исчезает шанс утери. Ведь во время поездки, случится может все, что угодно.

Но если вспомнить, что значит счет-фактура, определение нам сообщит – что это официальный документ для учета НДС. То есть даже в электронной форме для него остаются актуальными строгие требования для оформления.

Журналы учета

Все отчетности такого рода попадают в соответствующую специальную книгу. И мало того что без их наличия нормально вести бухгалтерию просто невозможно, так они становятся еще и первой точкой для проверки со стороны налоговых органов. Поэтому их наличие даже не обсуждается.

Готовые решения 

В принципе, никто не запрещает вести журналы в электронной форме. Но для этого опять же понадобится программное обеспечение, интегрированное в общую систему предприятия, а также адаптированное под его нужды. По счастью, современный рынок предоставляет массу подобных вариантов.

Счет-фактуры для продавца и отправителя

Не стоит полагать, что для разных сторон сделки понадобятся различные бланки. Это распространенное заблуждение. На самом деле, форма строго стандартная, отклонения не допускаются. СФ заполняется по образцу, подшивается в учетную книгу и используется по запросу ИФНС или при необходимости в формировании отчетности. Также, что важно знать – кому остается счет-фактура. Из наших рассуждений уже очевидно, что она отходит грузополучателю. Но все же этот момент лучше уточнять.

Решение об отсутствии СФ

Если НДС в сделке не предусматривается, при этом обе стороны не хотят заполнять этот документ, допускается отказаться от него. Причем строго фиксированной письменной формы для подобного рода соглашения не нужно, достаточно устной договоренности. 

Когда СФ не понадобится

Такие случае возможны. Это:

• Сделка без встречных обязательства. Другими словами, безвозмездная.
• Особая налоговая форма участников.
• Сделка в принципе не облагается НДС, если она не имеет коммерческого характера.

Функционал СФ

Подведем небольшой итог о функциях этой документации. В первую очередь, учет и расчет размера налога на добавленную стоимость. Он нужен для последующей отчетности перед ФНС. Во вторую очередь, фиксация того факта, что сделка была совершена. И в последнюю – для получения последующего налогового вычета.

Если допущены ошибки в заполнении

В самом хорошем случае вас ожидает всего лишь возврат документа для переделывания. Разумеется, часто это портит взаимоотношения со второй стороной сделки и может поставить под угрозу партнерство. Но единичный случай обычно не несет такого итога. А вот со стороны ФНС опасность серьезнее. Во-первых, это возможность получения значительного штрафа. А во-вторых – это повод в отказе при попытке получить налоговый вычет, что также скажется на экономической составляющей всей компании.

Какие сведения допускается исправлять 

Теперь уточним, в каких случаях вносить мелкие правки все же разрешается:

• Если это не важные сведения, не цифры, не дата и не наименование участников.
• Исправления вносятся сразу во все экземпляры СФ.
• Все правки заверены печатью.
• Их не более 3, иначе стоит переписать лист заново.

Вот мы и разобрались, для чего необходима счет-фактура. Теперь Вы знаете, насколько важен этот документ, и как он требователен к бережному заполнению.