перевозчику
отправителю
логистика
упаковка

Отгрузочные документы: что это такое - что входит в комплект первичной документации на отгрузку товара со склада - формирование, оформление, подготовка пакета бумаг

В обычных гражданских отношениях при переходе имущественных ценностей зачастую достаточно стандартного договора (например, купли-продажи) и акта приема-передачи. Но если речь идет об оптовых закупках ТМЦ, типовой регламент претерпевает некоторые изменения. И потребуются несколько иные отгрузочные документы на отгрузку товара покупателю при поставке от поставщика (это один из ключевых видов документации при приобретении товарно-материальных ценностей в крупном объеме). Вернее, они должны быть дополнены. А чем именно, зависит от конкретного события, сделки. 

Причем важно понимать, что сами участники вправе привлекать еще одного человека, миссия которой будет заключаться в доставке указанной продукции. Но даже в этом случае, это не просто курьер, а полноправный член процедуры. Поэтому он получает на руки все официальные бумаги, в том числе, разрешительные. Соответственно, каждый из этапов передачи обязан сопровождаться подачей документации, что прописано в 223 статье ГК РФ.

Отгрузочные документы от поставщика – это какие

В первую очередь нужно понять, чем наше юридическое событие отличается от обычного перехода имущества, а значит, и имущественных прав. Зачем нам нужен дополнительный пакет, который может включать транспортные и разрешительные бумаги. 

Дело в том, что при передаче ценностей происходит еще несколько процедур. Это отгрузка и поставка. И они также должны быть зафиксированы и подтверждены. Иначе эти процессы не будут считать легитимными.

Давайте посмотрим, какая конкретно документация может быть необходима в различных случаях.

Финансовые 

Тут существуют только два варианта. Первый – счет-фактура, один из важнейших фундаментальных элементов. Второй – различные инвойсы. Фактически это коммерческие счета. Примечательно то, что принимающей стороне не нужно разбираться, как сделать отгрузочные документы, формирование этих двух видов бумаг полностью находится в компетенции отравителя, а зачастую им и является продавец. Лишь в редких случаях, когда компания пользуется услугами аутсорсинга, в этой роли может выступать третье лицо. 

Комсчёт или «CI»

Данные виды необходимы в первую очередь для решения вопросов с таможней, а также с выявлением налогооблагаемой части ТМЦ. Они же сказываются на начислении дебиторской задолженности.

Содержание в редких случаях способно отличаться в нюансах, но существуют обязательные моменты, которые указываются всегда:

  • Конкретный вид товара.
  • Количественный фактор.
  • Состояние (качество). Опция необходима для идентификации повреждений, которые теоретически возникают во время транспортировки.
  • Общее количество партии.
  • Ценовой эквивалент всех ТМЦ, а в отдельных случаях и каждой отдельной единицы, если это потребуется.
  • Наименование организаций, а также фактические адреса. Причем учитывается как точка отправки, так и приема.

 

Счёт-проформа

Дополнительная бумага, которую формирует продавец. Она не входит в общий пакет документов при отгрузке товара. В главной степени, потому что у нее нет строгой унифицированной формы на территории Российской Федерации. Это своего рода предварительный список товаров с их условной ценой. Но это важный момент, ведь данная стоимость не является конечной и официальной. Стоит считать ее предварительным расчетом, чтобы обе стороны понимали, о каких суммах в принципе идет речь, не более того. Но соблюдение этой формы общепринято в мировой практике, поэтому не стоит ее игнорировать. 

Платформы и коммерческие счета

Это еще один вид дополнительной документации. Первые – это лишь обязательства, где четко прописывается уже конечная стоимость. Но фактически требованием к оплате они являться не могут. Соответственно, выделять деньги на эту статью расходов в бухгалтерии не нужно. Но при этом второй вид – коммерческие счета – уже более официальный. Он в какой-то мере легитимный, проверяется налоговой, а также на его основании формируется последующая отчетность, в том числе и таможенная. 

Консульский счет-фактура

Необходим сугубо для валютного контроля, а также для выявления потенциальных отчислений в пользу бюджета государства. Это оформление пакета отгрузочных документов будет нужно только при наличии импортных ТМЦ, пересекающих государственную границу. Причем просто получить его на руки будет недостаточно, он должен пройти проверку в консульстве той страны, куда и осуществляется поставка. Без нее и официального штампа вся партия будет считаться не прошедшей таможенный контроль в полной мере. Ведь формирование сбора (пошлины) во многом зависит от этого момента.

Товаросопроводительная документация 

Вот здесь набор зачастую произвольный. Стороны сделки сами определяют, каким именно он будет. Причем главная цель его состоит в подаче полноценной и объемной информации по количеству, качеству и виду перевозимых ценностей. Он отвечает за распределение финансов в пользу самого перевозчика, порядок и форму оплаты его деятельности. Поскольку сфера эта не совсем типовая, то каких-то четких стандартов по формату обычно не преследуется. Причем вне зависимости от того, какие документы оформляются при поставке товара, на отгрузку должны прибыть все в полном составе. Даже, если часть из них не была необходима по закону, но первоначальный договор их предусмотрел, то других вариантов не остается.

Контрольный упаковочный лист

Это перечень всех ТМЦ, но с точным указанием их товаромест. То есть, расположение и количество упаковок любой формы. Это ящики, палетки, коробки, цистерны и другие варианты. Также важно учитывать и качество упаковки, оно должно быть прописано в обязательном порядке. Кроме того, нужно помнить, что у бумаги нет четкой стандартной формы, соответственно, отправитель, в чьей компетенции и лежит этот фактор, сам формирует свой вариант. И он в большинстве случаев не совпадает с тем, каким обычно пользуется покупатель. Но это не имеет большого значения, ведь он обязан принять его в любой форме. 

Опять же, разбирая вопрос – какие первичные документы нужны при отгрузке товара покупателю, контрольный упаковочный лист можно не учитывать. Но хоть он и не понадобится при проверке налоговой, но окажется строго необходим при прохождении таможенного контроля. Ведь он будет подтверждать сам факт перехода ценностей в указанном составе.

Накладная на груз

Для сверки используется ТОРГ 12, ничего необычного. С его помощью получится провести полную проверку наличия и объемов продукции.

Товарно-транспортная 

Всю информацию по логистической компании вносится именно сюда. Это количество используемой техники, ее качество, тип, принадлежность, общий километраж предполагаемого или пройденного маршрута, участники поездки ― это экспедитор и водитель. Важно знать, что подобный вариант сопроводительных бумаг станет необходимым исключительно при наличии промежуточного участника сделки – перевозчика. Если покупатель своими силами забирает ТМЦ и осуществляет их транспортировку, то пункт с чистой совестью стоит пропускать. Но сейчас уже редко кто поступает подобным образом, обычно при адекватных объемах поставки ― это просто нерентабельно и лишено всякой логики. 

Грузовая

Т-накладная – выписывается сразу на весь груз. Но исключительно в тех случаях, когда доставка осуществляется с применением одного транспортного средства. К примеру, грузовика. Если же используется несколько видов машин, то бумагу придется составлять отдельно на каждую выявленную партию. Подготовка отгрузочных документов этого типа лежит полностью в компетенции грузоотправителя. Но если иное предусмотрено изначальным договором, то этой задачей занимается другая сторона. Как вариант – это логистическая компания или иная организация, в том числе аутсорсинг. 

Сквозной коносамент

Бумага, необходимая для подтверждения прав на товар и его наличие, а также помогающая в распределении. Но используется только в случае морской перевозки. И то не всегда, а лишь при передаче партии с одного судна на другое. Как раз в этот момент и сверяется данный тип документации. Он поможет понять, что именно этот груз и ожидается, а также проверить доставку всех его составных частей, посмотреть на наличие нужных упаковок и так далее. Это один из ключевых моментов при вопросе – какие документы оформляются при поставке товара судоходным путем.

Смешанный коносамент

Схож с предыдущим типом. Но в этой конкретной вариации подразумевается не только передача от одного судна к другому, но и к сухопутным видам транспорта. Например, часть пути груз прошел по морю на грузовом судне, а потом в порту его принял на руки не покупатель, а все та же (или даже новая) логистическая компания. И дальше он отправился в дорогу уже на грузовиках. Именно тогда понадобится смешанный коносамент.

Международная транспортная накладная 

Используется при сухопутном пересечении границы. Причем абсолютно любого государства. Поэтому становится ясно, что форма полностью универсальная. Она содержит данные, которые легко воспринимаются таможенными органами любой страны. И CMR становится важнейшим элементом всего пакета в этом случае. Ведь как бы правильно не был составлен остальной комплект документов при отгрузке товара со склада, в отсутствии международной накладной ― весь груз просто будет арестован на границе. 

Свидетельство о происхождении 

В нем указывается место производства ТМЦ. Помимо этого, вносятся сведения о характеристиках объекта. Выдается компетентным органом той страны, где и была произведена продукция, относительно Российской Федерации – торговая палата. 

Сертификат по форме А

Смысл тот же – информация о происхождении указанного объекта. Но в этом случае документация носит уже международный характер, поэтому применяется в большинстве стран. При этом любопытно то, что последние две формы не являются взаимоисключающими. 

Контроль места назначения 

Сопроводительная бумага. Эта выписка документов на отгрузку продукции со склада является свободной, не всегда обязательной и формат у нее произвольный. По сути, это просто заявление, что данный объект следует в конкретную точку. И он сопутствует основной транспортной накладной международного формата.

При этом его главной целью является не проверка соответствия, а лишь информирование компетентных органов о том, куда следует груз. Для самого получателя нет никакой нужды в этом заявлении. Да и для всех остальных участников сделки только для таможенных органов. И то это не официальная позиция отправителя, а лишь пояснение, чтобы представлять ситуацию в целом.

Какие документы нужны для отгрузки товара, повествующие о качестве 

А в этом разделе собрана сопроводительная документация, задачей которой является не столько информирование, сколько сверка. Чтобы сам грузополучатель, а также логистические компании (особенно если их несколько) смогли сверить наличие объектов, а также состояние, в котором они поступили. Чтобы было ясно, на каком моменте произошло повреждение или утеря, кто обязан нести ответственность за случившиеся. 

Сертификат приема третьей стороной 

Это заключение, которое оставляют независимые эксперты. Их задачей является проверка всей партии на соответствие. Они вполне могут брать различные пробы, в том числе, лабораторного характера, проводить визуальный осмотр, инвентаризацию на месте временного хранения и так далее. Важный вопрос – кто же оплачивает их услуги? По договору эти обязательства ложатся на тех участников сделки, которые потребовали проведения независимой экспертизы.

Сертификат качества материалов

Такое же заключение, но только для различных товарных объектов, оценить состояние которых невооруженным взглядом попросту невозможно. Обычно это различные химические вещества и ценное сырье.

Правила формирования первичной документации

В пакете должны содержать следующие сведения:

  • Наименование, форма, точный номер.
  • Дата.
  • Лица, которые составляли документ (или одно).
  • Содержание.
  • Величина (в натуральном или финансовом виде).
  • Лица, ответственные за использование (к кому он попадет на руки).
  • Подписи людей, которые временно владели бумагой (отправитель, логистическая компания, получатель).

Участники процесса

По стандарту их всего два – продавец и покупатель. Но также для доставки может привлекаться перевозчик, а для оценки – независимые эксперты. Иногда используются еще и дополнительное сопровождение, например, для мер безопасности. Но если говорить про оформление отгрузки товара, документы для подобных организаций не предусмотрены.

Готовые решения

На данный момент самым логичным методом осуществления процесса грузоперевозок является заказ услуги в специализированных компаниях. Это не только выгодно, но и удобно.

Правила заполнения ТОРГ 12

Обязательные разделы:

  • Полный список всех сведениях об участниках сделки.
  • Ключевые транспортные реквизиты.
  • Сведения Т-накладной касаемо номера и датирования.
  • Полные данные о ТМЦ.
  • Перечень приложений.

Необходим ли ТОРГ 12

Передавать содержащиеся в нем сведения нужно в любом случае. Иначе это будет серьезное нарушение правил товарно-денежных отношений в целом. Но использовать конкретно этот формат с 2013 года уже не обязательно. Отправитель вправе выбрать свой собственный, если ему так удобнее и у него есть разработки в этом направлении. В противном случае нет никакой логики, в том, чтобы его игнорировать.

Нюансы

Поскольку эти документы зачастую строго необходимы, их оформление – важная задача. И ладно, когда речь идет о тех типах, что не имеют строгой формы, но почти половина пакета – это четкий образец. Причем оформлять все равно придется в трех экземплярах в самом минимальном варианте, если, кроме отправителя, получателя и водителя, участников не предусматривается. Если сотрудник за рулем – это не представитель покупателя, а работник логистической компании, один экземпляр нужно будет оставить и им. Соответственно, лучше подготовить заранее достаточное количество копий.

Также разумно будет на каждом этапе транспортировки выявлять ответственное лицо заблаговременно. Ведь как показывает практика, ввиду климатических факторов, дорожных условий и возможных инцидентов – шанс повреждения объектов весьма высокий.

Подведем итоги

Отгрузочная документация – это важная часть приобретения ТМЦ. Если превентивно не подготовиться к этому этапу, то риск срыва сделки весьма высокий. Груз могут развернуть на таможне, или ФНС назначит значительные санкции ввиду нарушений. А если Вы дорожите своим товаром, то перевозку всегда лучше адресовать компетентным профессионалам.