Акт приема-передачи материальных ценностей - простой образец и форма документа для приемки ТМЦ

Основания для смены лиц, ответственных за хранение товара, могут быть разными: увольнение работника, плановый или декретный отпуск, перевод на другую должность и т. д. В любом случае перераспределение обязанностей следует оформить надлежащим образом. Документальное подтверждение — не формальность, а возможность избежать претензий со стороны коллег или поставщиков в ситуациях, когда выявляется порча или недостача имущества предприятия. Как выглядит простой образец акта приема-передачи материальных ценностей между организациями, где взять бланк выдачи и перемещения, и как составить форму для приемки ТМЦ сотрудниками склада? В статье специалисты dot-dot.ru подробно ответят на все эти вопросы.

Общее представление

Любые активы должны быть надежно защищены от несанкционированного посягательства. Грамотный контроль предусматривает заполнение документов при временной смене пользователя и периодическое проведение ревизий, подтверждающих комплектность. Стоит отметить, что в случае с внутренней учетной политикой нет каких-то строгих требований, закрепленных законодательством, однако подобная практика существует в любой организации, заинтересованной в положительном финансовом результате собственной деятельности.

Образец бланка акта приема-передачи товарно-материальных ценностей можно разработать самостоятельно, либо воспользоваться формой МХ-1, помогающей унифицировать документооборот. Главное, чтобы в документе присутствовали реквизиты, о которых мы расскажем далее. Типовой формат, утвержденный приказом ФНС № ММВ‑7‑15/820 в 2018 г., также допускает корректировку путем добавления или удаления отдельных разделов. Итоговый шаблон должен соответствовать учетной политике предприятия, что подразумевает обязательное заверение.

Кто подписывает документацию

Оформление акта приема-передачи материальных ценностей работнику по выбранному образцу означает смену субъекта, ответственного за сохранность конкретных активов. Соответственно, участниками процедуры выступают юридическое лицо и текущий хранитель с одной, и получатель — с другой стороны. Подобные документы также могут использоваться при замене дочернего подразделения, использующего ту или иную собственность головной компании, либо во внешних операциях — выступая в качестве приложения к коммерческому договору. Обязательным условием является наличие в содержании сведений о должностях, а также подписи и расшифровки личных данных официальных представителей.

Для чего нужен образец акта приема материальных ценностей

Четкое ведение документооборота позволяет определить ответственных лиц в ситуациях, связанных с полной или частичной потерей имущества, обусловливающей возникновение финансового ущерба. Может служить основанием для взыскания и уменьшения премии при нарушении должностных обязанностей, а также для подачи судебного иска, который обяжет виновника возместить убытки.

Практика применения

Один из вариантов использования — передача во временное хранение. В этом случае владелец получает статус поклажедателя, а принимающая сторона становится хранителем. В содержании документа указывают сведения об участниках, а также прописывают условия, которые должны быть обеспечены для сохранения ценности и свойств объекта. По истечении заявленного срока и оформлении возврата составляется аналогичная форма, служащая подтверждением факта возвращения и отсутствия претензий.

Во внешних операциях, обусловленных ведением хозяйственной деятельности, акт приема-передачи выступает приложением к основному договору. Как правило, речь идет о перемещении ТМЦ между разными структурами, относящимися к одной организации — подобные действия фиксируются бухгалтерией и позволяют контролировать активы. Что касается работы с внешними контрагентами, то альтернативой обычно выступает сопроводительная документация, то есть накладная на отправленный товар или оборудование.

Когда нужно оформлять документы

Формировать и заполнять бланк следует в день фактической передачи имущества. Процедура входит в спектр обязанностей ответственных должностных лиц, чаще — со стороны отправителя. В содержании указывается текущая дата, которая в дальнейшем служит определяющим фактором при выявлении виновных в возникновении материального ущерба.

К числу наиболее распространенных ситуаций, предполагающих составление сопроводительной документации, относятся:

• Сдача в аренду недвижимого имущества или технических средств, включая специальное оборудование или транспорт.
• Перемещение ТМЦ между дочерними подразделениями, входящими в структуру одной организации.
• Смена ответственных сотрудников, обязанностью которых выступает обеспечение сохранности товарных остатков или эксплуатируемых инструментов.

Следить за своевременностью и корректностью оформления должен руководитель подразделения, в ведение которого передается собственность компании.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей

Действующее законодательство не устанавливает конкретной единой формы, ограничиваясь предложением унифицированного шаблона. Соответственно, каждая организация вправе ориентироваться на собственные предпочтения, обусловленные спецификой осуществляемой хозяйственной деятельности.

Проявляя свободу творчества, важно не забыть о включении в содержание обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Обычная практика — использование в качестве основы бланка МХ-1, в котором уже предусмотрены стандартные информационные поля. Можно добавить к структуре нужные разделы, будь то перечень качественных свидетельств, ссылки на дополнения к коммерческим договорам или уточнение штучного количества позиций, входящих в отгружаемую партию, а также убрать из нее все лишнее.

Что указывают в актах приема-передачи

Сведения, содержащиеся в документации, должны подробно раскрывать совершаемую операцию, исключая возможность двоякой трактовки или возникновения обоснованных сомнений в случае разбирательства. В перечень входят:

• Название и дата составления.
• Реквизиты сторон и данные о контракте.
• Количество, стоимость, фактическое состояние и ключевые качественные характеристики ТМЦ.
• Надлежащие условия безопасного хранения.
• Срок, в течение которого планируется пользование.
• Описания дефектов, выявленных при приемке, а также иные возможные претензии.
• Печати и подписи уполномоченных и ответственных лиц.

Включение претензионного пункта — один из ключевых факторов, позволяющий своевременно зафиксировать обнаруженные недостатки и исключить возможность обвинения хранителя или пользователя в ненадлежащем исполнении принятых обязательств. Зачастую составление происходит при передаче сразу нескольких ТМЦ, объединенных в одном документе — и этот факт также подлежит отражению.

Какую форму использовать

Отсутствие единого стандарта позволяет организациям и частным предпринимателям самостоятельно определять, как будет выглядеть акт. В качестве примера можно взять образцы, предлагаемые Госкомстатом.

МХ-1

Унифицированный шаблон, утвержденный в рамках постановления №66 от 1999 г., применяется для учета товарно-материальных ценностей между юрлицами на временное хранение.

ОП-18

Вариант, используемый в случае смены МОЛ, сдающих под ответственность тару и товарные остатки, актуален для регистрации внутренних операций в заведениях, оказывающих услуги общественного питания.

ОС-2

И еще один типовой бланк, предназначенный для регистрации внутренних перемещений объектов, относящихся к категории основных средств.

Порядок взаимодействия с работниками

Одной из возможных ситуаций, обусловливающей необходимость оформления акта приема-передачи, является увольнение старого сотрудника и принятие на работу нового, к которому переходит ответственность за вверенное имущество организации. В подобных обстоятельствах обязательным условием является проведение инвентаризации остатков — данное правило закреплено приказом Минфина № 34н от 1998 г.

Разобравшись с результатами ревизии, можно приступать к составлению документа. Законодательный регламент допускает регистрацию в двух последовательностях: непосредственно между работниками, либо с включением в цепочку работодателя.

Альтернативные варианты

Взаимодействие дочерних подразделений или разных юридических лиц также фиксируется с помощью накладных. Унифицированная сопроводительная документация по умолчанию содержит все значимые реквизиты контрагентов, и служит удостоверением факта передачи товара, подтвержденного наличием подписей и печатей с каждой стороны. Оформлять можно как ТН, так и акт приемки, однако в случае с реализацией продукции предпочтение все же отдается в пользу формы ТОРГ-12.

Особенности смены материально ответственного лица

Наличие в организации сотрудников, имеющих статус МОЛ, обусловливает необходимость соблюдения определенной последовательности действий.

Отправной точкой является приказ руководителя, содержащий распоряжение о замене ответственного и передаче ТМЦ другому работнику. Следующий этап — инвентаризация, помогающая выявить недостачу и имеющиеся дефекты. Процедура исключает вероятность безосновательного предъявления претензий новому владельцу, не имеющему никакого отношения к возникновению убытков на текущий момент.

По итогам ревизии определяется необходимость взыскания ущерба с предыдущего хранителя, а также уточняется фактическое количество объектов, передаваемых на сохранение или в эксплуатацию новому МОЛ. Обязательное условие — присутствие обоих сотрудников, согласных с объективностью результатов проверки. Акт формируется в трех экземплярах, один из которых остается у руководителя.

При прямом оформлении передачи имущество переходит между ответственными лицами без промежуточного возврата к нанимателю. Форма, составленная с соблюдением основных требований, служит подтверждением заявленных качественных и количественных характеристик, и удостоверяет отсутствие претензий к обеим сторонам. Стоит также напомнить, что с новым работником заранее должен быть заключен договор о полной материальной ответственности — иначе в дальнейшем могут возникнуть проблемы.

Обязательные реквизиты

В соответствии с требованиями 402-ФЗ, акт будет считаться юридически значимым лишь при условии, что в его содержании присутствуют следующие данные:

• Наименование и дата оформления.
• Сведения об организации, составившей документ.
• Специфика совершаемой хозяйственной операции.
• Измерители в натуральном и денежном выражении (количественные значения).
• Должности и подписи уполномоченных лиц.

Дополнительные нюансы

Документация составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается с каждой стороны. Если в качестве покупателя выступает компания, то полномочия ее официального представителя должны быть подтверждены доверенностью. Факт обязательства, возникающего при передаче ТМЦ, отражается в договоре, тогда как форму рекомендуется составлять в виде приложения к нему — для возникновения равнозначной юридической силы. Образец также позволит заблаговременно изучить основные разделы и уточнить ключевые графы, подлежащие заполнению.

Возможность предоставления акта, оформленного надлежащим образом — веский аргумент при разрешении правовых споров, в том числе в судебном порядке. Наличие документа подтверждает изначальное отсутствие у ответственной стороны каких-либо возражений или претензий, а также служит удостоверением следующих обстоятельств:

• Материальные ценности были осмотрены и приняты надлежащим образом.
• Никаких расхождений по качеству или количеству ТМЦ выявлено не было.
• Доставка прошла в обозначенные сроки, без нарушений.
• Действия поклажедателя, посредника или экспедитора в полной мере отвечали ранее достигнутым договоренностям.

Что делать, если товар пришел с дефектом или без документов

Встречаются ситуации, когда поставщики не прикладывают к продукции полный комплект документации, а также отклоняются от изначально заявленного количества или качества. В таких обстоятельствах сторона покупателя вправе отказать в приемке, либо оприходовать ТМЦ по факту — с последующим выставлением претензий в адрес виновного контрагента. Расхождения следует зафиксировать в акте, в срочном порядке подписав его у представителя продавца.

Произвольная форма может использоваться и при приеме технически сложного оборудования. В данном случае нужно отразить в документе степень соответствия изначально согласованным договорным условиям, что подразумевает включение в содержание не только обязательных реквизитов, но и следующих пунктов:

• Информация о контракте.
• Описание продукции и расхождения по комплектности.
• Результаты экспертной оценки.
• Претензии по количеству или качеству.
• Стоимость принятого товара.
• Сумма штрафных санкций, рассчитанная исходя из условий договора.

Документация формируется в двух экземплярах: один передается представителю поставщика, второй подписывается им и сохраняется у получателя. Также допускается составление независимой комиссией, в этом случае присутствие продавца не является обязательным.

Подведем итоги

Составить акт приема-передачи материальных ценностей можно по образцу одной из форм, утвержденных Госкомстатом. Подобные документы используются во всех организациях, обеспечивая сохранность активов предприятия и позволяя привлекать к ответственности сотрудников, виновных в возникновении финансового ущерба.

Вопрос/Ответ

Кто отвечает за составление?

Если речь идет о внешних хозяйственных операциях — обязанность может быть возложена как на отправителя, так и на получателя, в зависимости от условий договора. Для внутреннего перемещения устанавливается отдельный порядок.

Где взять шаблон?

В качестве примера можно использовать формы МХ-1, ОС-2 или ОП-18, каждая из которых отвечает определенному типу действий.

Кто должен подписывать документ?

Акт приемки ТМЦ считается действительным только при наличии подписей лиц, уполномоченных передающей и принимающей стороной, либо сотрудников организации — при смене МОЛ.