Как и когда контролировать водителей?

Работу водителей нужно постоянно контролировать. Нельзя один раз актуализировать данные, потом забыть и ждать, что все само собой разрешится. Нужно ежедневно актуализировать статус работы с грузом.

Необходимо обзванивать водителей на всех этапах:

• перед погрузкой;
• на погрузке;
• в пути;
• на разгрузке.

Нужно связываться с водителем утром и вечером. Днем — только по требованию, если на дневное время запланирована погрузка или выгрузка.

Контроль водителей до погрузки

Контроль до погрузки нужен, чтобы понять, успеет ли водитель на погрузку и сможет ли выполнить эту перевозку.

Например, в заявке указана дата забора груза «25.05.2022 08:00 — 14:00», значит нужно позвонить водителю вечером 24.05, уточнить сможет ли он совершить перевозку, а также утром 25.05, уточнить, успевает ли он на погрузку.

Логист должен быть в курсе, если водитель оказался уставшим, у него сломалась машина, встал на РЦ или его не выгружают длительное время и т. д.

Перейдите в систему ЛМС во вкладку «Доставка», чтобы начать работать с заявками. До погрузки заявки находятся в статусе «Ожидает загрузки».

Воспользуйтесь фильтрами справа, чтобы найти заявки, в которых вы являетесь ответственным логистом.

Уточните у водителя:

• в курсе ли он о погрузке, имеет ли верные адреса и контактные номера;
• успеет ли на погрузку;
• знает ли какой груз везти и в каком виде;
• знает ли как его грузить (задом, боком, сверху);
• в курсе ли какие есть требования на территории погрузки и выгрузки.

Пример взаимодействия с водителем

«Добрый день! Меня зовут Иван — сотрудник логистической компании «Точка-Точка». Вам передали информацию о том, что у вас загрузка Москва — Самара? Какой адрес и какие контакты вам дали?»

Если водитель не в курсе о поездке или не поедет совсем по каким-то причинам, связываемся с перевозчиком, сообщаем, что водитель не сможет выполнить заказ и запрашиваем данные нового водителя.

«Знаете ли время погрузки/выгрузки?»

Если не знает — сообщаем точное время.

«Тент у вас чистый, сухой, не протекает? Точно ли влезет ли наш груз в вашу машину (сверяем габариты)?»

Если окажется, что машина не подходит для перевозки по габаритам или по состоянию — связываемся с перевозчиком и запрашиваем нового водителя.

«Вы уже свободны или еще находитесь на каком-то другом заказе?»

Если водитель находится на предыдушем заказе, уточнить:

• где он находится территориально;
• на какой стадии: выгружается или уже ждет документы;
• какой тип груза везет водитель (чаще всего случаются задержки на выгрузке с алкогольной продукцией);
• это склад или РЦ – распределительный центр.

Если водитель не успеет на погрузку из-за того, что находится на другом заказе – связываемся с перевозчикам, ищем другого водителя.

Если водитель успевает на заказ, а его машина подходит по габаритам, то прощаемся.

«Спасибо за информацию! Всего доброго!»

Контроль водителей на погрузке

Начните с утра обзванивать всех водителей, которые должны быть на погрузке в этот день.

Перейдите в систему ЛМС во вкладку «Доставка», чтобы продолжить работать с заявками. Заявки находятся в статусе «Ожидает загрузки». Используйте фильтры справа, чтобы найти заявки, в которых вы являетесь ответственным логистом.

В заявке в колонке с датой погрузки указана текущая дата и время.

Пример взаимодействия с водителем

«Добрый день! Вы сегодня грузитесь в Москве, Рязанский проспект. Скажите, пожалуйста, где вы сейчас находитесь?»

Водитель может ответить, что он едет на погрузку, уже на погрузке, или он еще на предыдущем заказе.

Что делать, если водитель опаздывает на погрузку

• обязательно предупредите ответственного менеджера, чтобы тот передал информацию клиенту;
• каждый час звоните водителю и уточняйте, где он находится в данный момент;
• старайтесь сразу урегулировать вопрос с опозданием, например, перенести выгрузку на другое время. Обратитесь к менеджеру и сообщите, что водитель опоздает. Менеджер свяжется с клиентом и договорится о переносе времени погрузки/выгрузки.

Постоянный контроль водителей поможет вам заранее знать о том, что водитель опоздает и избежать ситуации, когда вы в последний момент узнаете об опоздании водителя на пункты погрузки/выгрузки.

Контроль водителей в пути

Перейдите в систему ЛМС во вкладку «Доставка», чтобы начать работать с заявками. Заявки находятся в статусе «В пути».

Используйте фильтр справа, чтобы найти заявки, в которых вы являетесь ответственным логистом.

Позвоните водителю несколько раз, пока он в пути, чтобы знать, где он находится в данный момент. Посмотрите местоположение на карте и примерно рассчитайте, успевает ли он вовремя на разгрузку.

Уточните у водителя, знает ли он дату и время выгрузки и во сколько примерно он прибудет на разгрузку. Сообщите водителю четкое время выгрузки, которое прописано в заявке.

Контроль водителей на разгрузке

Перейдите в систему ЛМС во вкладку «Доставка», чтобы продолжить работать с заявками. Заявки находятся в статусе «В пути». Воспользуйтесь фильтрами справа, чтобы найти заявки, в которых вы являетесь ответственным логистом.

В заявке в колонке с датой разгрузки указана текущая дата и время.

Контроль водителя на разгрузке необходим, чтобы убедиться:

• приехал ли водитель вовремя;
• присутствует ли водитель на выгрузке;
• поставили ли ему отметки, подписи, печати;
• забрали ли он документы об отгрузке;
• есть ли рекламации (претензии) и акты.

В РЦ часто большая загруженность, поэтому происходят задержки с выгрузкой.

Важно, чтобы водитель прибыл в РЦ вовремя, иначе он пропустит время выгрузки (окно выгрузки). Например, если выгрузка назначена на 06.05.2022 в 12:00, то водитель уже должен быть на месте в это время.