отправителю
статья
логистика
доставка
ТТН: что это такое и что означает — является ли товарно-транспортная накладная первичным бухгалтерским документом — назначение, определение

Грузоперевозки – это важная часть полного цикла реализации ТМЦ. Стоит учитывать, что далеко не каждый производитель готов взять на себя эти функции. Не говоря уже о самом продавце, который доставкой занимается еще реже. И зачастую в этот момент в отлаженной схеме возникает новый участник – компания-перевозчик. И одновременно с ней появляется и новая документация, необходимая к учету. Как раз ее мы и разберем в обзоре. Итак, ТТН, товарно-транспортная накладная, что это такое, зачем нужен документ в бухгалтерии — этот аспект рассмотрим далее. 

Форма 

Постановлением Госкомстата еще в 1997 году была утверждена единая обязательная форма для этой документации. Ей является 1-Т. Примечательно то, что фактически она унифицированная, может использоваться сразу в ряде случаев. И в том числе для отчетности не только перед получателем груза, теми, кто осуществляет оприходование, но и перед компетентными налоговыми органами. А в особых случаях, о которых мы детальнее поговорим ниже, именно 1-Т обязательно к использованию и только она сможет выступить в форме отчетности перед ФНС. 

Основная сложность – это существование на данный момент двух вариантов сопроводительной документации, которые в равной степени могут применяться. В 2013 году появилась альтернатива, которая с успехом заменяет устаревший вариант за редким исключением. Но при этом стоит уточнить, является ли ТТН первичным бухгалтерским документом. Фактически – да, но использовать форму 1-Т вместе с новой одновременно необязательно. Ориентироваться придется все равно на один вариант, а второй потеряет свою юридическую силу, ведь является просто дубликатом. 

Также стоит сказать пару слов о содержании. Основное отличие устаревшей первички в том, что она состоит из двух разделов. И если первый посвящен конкретно транспортным аспектом, то второй – товарным. Но учет материальных ценностей все равно будет происходить по собственной накладной, этот раздел фактически оказывается лишним. Поэтому новая форма и призвана в какой-то мере упростить сопроводительную документацию, исключить ненужные пункты. При этом если продукция имеет высокий риск контрафакта, состоит на особом учете, раздел станет необходимым. Чтобы убедиться в том, что не произошло подмены, доехали именно те ценности, которые и заявлены. Частным примером может стать доставка спиртосодержащей, алкогольной продукции. 

Назначение ТТН — товарно-транспортной накладной

Основное задача заключается в учете ТМЦ во время грузоперевозки. Товар должен пройти длительный путь, перевозчику необходимо отчитаться о выполненной работе, продемонстрировать сохранность груза, целостность упаковок товара во время оприходования. При этом эта бумага необходима для осуществления расчета между перевозчиком и покупателем ценностей. И одновременно ее можно использовать в качестве бухгалтерской отчетности перед налоговой, но лишь в определенном ряде случаев. Фактически для этих целей используется ТН, транспортная накладная. Поэтому наша бумага в первую очередь нужна для регулирования отношений между: на первой стадии – перевозчиком и производителем, поставщиком, грузоотправителем. А на второй – между компанией, осуществляющей оприходование и доставщиком. 

Неправильно полагать, что главная задача – это демонстрация движения ТМЦ или их поступления перед налоговой службой. В бухгалтерию бумага, разумеется, уходит. Ведь по ней осуществляется расчет с подрядчиком, но для отчетности перед ФНС применяется в редких случаях. Но это не снимает обязательств по строгому следованию корректных правил заполнения бланка. Свободной формы не допускается, все разделы строго фиксируются в законодательной базе. Поэтому использовать можно только типовой образец без малейших отклонений.

И мы снова приходим к вопросу – является ли транспортная накладная первичным бухгалтерским документом. Фактически – да, но таким образом напрямую используется редко. Как минимум потому что сейчас она применяется в исключительных случаях. Хотя никто не запрещает до сих пор вводить ее в эксплуатацию. Просто это неудобно.

Сколько необходимо экземпляров 

Для начала разберемся, сколько понадобится образцов для отправки груза. Этот аспект тесно связан с понятием партий. То есть в условиях единственной поставки, даже если она крупная, нужна лишь единожды заполнять все бумаги. А вот при большем количестве, на каждую необходимо новое заполнение. И нет никакой разницы, если партии представляют собой всего пару коробок. При этом в условиях одной доставки часто присутствует несколько грузополучателей. И для каждого из них формируется собственная документация. То есть если перевозчик отправил на одном грузовике две партии разным получателем, сначала отгрузить одну, а потом поехал на второй склад, то документы нужны каждому заказчику.

Если подразумевается старая форма, то условия следующие:

  • Один документ остается у грузоотправителя. С его помощью он способен отчитаться в том, что он свою задачу выполнил в полной мере. Отправил положенные по договорным обязательствам ТМЦ заказчику. 
  • Второй экземпляр уходит покупателю. И он сдается во время оприходования товара. В этом случае приход – это именно то, что подтверждает ТТН. 
  • Третий остается у компании, осуществляющей перевозку. Он необходим для полного расчета между сторонами сделки. Заказчик переводит установленную сумму, ориентируясь на отчет о работе, к которому прилагается документ.
  • Четвертый также отходит транспортеру, но уже для иных целей. С его помощью зарплату получают непосредственные исполнители работы на местах. Это обычно водитель, а также при крупных партиях еще и экспедитор. 

Стоит понимать, что никакая отчетность не убережет от ошибок, порчи товара, неправильных условий доставки, задержек по времени, если просто исполнитель некомпетентен в своей области на все 100%. Поэтому важным фактором становится выбор компании, способной выполнить все обязательства на требуемом уровне. «Точка-точка» или «Dot-Dot» надежно и эффективно выполнит поставленные задачи. Основные преимущества нашей компании:

  • Удобная и оптимизированная форма отношений: быстрый заказ, сделка, расчет.
  • Точное отслеживание движения ТМЦ на протяжении всего пути.
  • Лояльные цены.
  • Большой парк транспорта, поэтому задача исполняется быстро, допустим заказ практически в любом объеме, при этом учитываются особые пожелания заказчика со специальными условиями доставки «капризных» ТМЦ. 

Итак, мы уже на базовом уровне разобрались, что означает ТТН: товарно-транспортная накладная – это первичный документ, необходимый при отсутствии аналогов в случаях перевозки ТМЦ. 

 

Обязательна ли эта форма 

В этом вопросе сразу стоит выделить акценты. Да, форма строго обязательна для подтверждения перевозки ТМЦ, но с массой ограничений. Первое заключается в том, что если перевозчиком является сам покупатель. Тогда нет никакой необходимости в дополнительном подтверждении движения ТМЦ. Достаточно оформить ТОРГ-12, 1-Т уже не нужен. 

Второй вариант — когда необходимо произвести оприходование. Да, в принципе, как мы уже обозначили, в 1-Т есть товарный раздел, который подойдет для этой задачи. Но ТОРГ-12 и здесь даст массу преимуществ. Остается лишь один аспект – это расчет с поставщиком. И вот здесь уже товарная накладная в принципе не имеет юридической силы, нужна иная форма. Но сейчас логичнее использовать транспортную, ТН, появившуюся в 2013 году. Дело не в том, что ее заполнение проще, а в том, что обоснование перед ФНС по налогам на прибыль могут базироваться только на этой форме. Поэтому зачастую если для самой перевозки и нет нужды использовать исключительно обновленный вариант, то для подтверждения все равно придется. И документ дублируется.

То есть, обязательного характера мы явно не наблюдаем. Использовать можно по желанию, если такая вариация проще и привычнее. А не секрет, что многие компании «старой закалки» очень неохотно переходят на всякого рода инновации.

А теперь немного противоречий, есть случаи, и самый распространенный из них – это доставка спиртосодержащей продукции, когда старый вид документации будет строго обязательным. И без него перевозка не только вызовет сложности с расчетом, но и в принципе будет нелегальной, за что может последовать солидный штраф. Ведь что значит ТТН в этом варианте – подтверждение, об отсутствии контрафактной продукции и соблюдении всех норм. 

 

Оформление 

Помните, что эта документация составляется исключительно типовым образом. Заполнению подлежит каждый пункт, а бланки необходимо получать от компетентных органов (с официальных сайтов).

 

Составление 

Эта задача ложится на плечи грузоотправителя. Но вот количество переменных в ней может изменяться. В большей части случаев – это три стороны, грузоотправитель, грузополучатель и грузоперевозчик. Но роль последнего в иногда играет сам производитель. При этом количественный фактор экземпляров не изменяется в зависимости от конкретных участников. Понадобится все равно 4 документа. Как мы уже упоминали, один остается у грузоотправителя, второй переходит получателю. А вот оставшиеся два сохраняются у перевозчика, даже если им выступает одна из сторон сделки.

По сути, если разбирать, что такое товарно-транспортная накладная, определение звучит, как документация, необходимая для сопровождения груза и расчета с перевозчиком. Соответственно, если в роли транспортной компании выступает сам покупатель, рассчитывать ничего не нужно. И как мы уже уточнили, необходимо лишь оформить стандартный ТОРГ-12. На его основе пройдут все нужные операции. Но если по каким-то внутренним причинам компания все же решила составлять сопроводительную документацию, то понадобится четыре копии. От регламента отступать нельзя.

 

Заполнение

Как мы помним, документ состоит из двух разделов. Первый – товарный, а второй – транспортный. И они между собой никак не коррелируют. На самом деле, это в принципе две разные документации в условиях одного бланка. И заполнять нужно поэтапно каждую графу.

 

Товарный раздел 

Основная часть – это заполнение таблицы материальных ценностей, положенных к транспортировке. В ней указывается: количество, единицы измерения, общая стоимость, а также цена за каждую конкретную выделенную позицию, занимаемое место, состав, качество упаковки.

Отдельно отметим, что вторая и третья таблица положены к заполнению исключительно в том случае, если выделяется отдельный прейскурант под товарный ряд и создается новый артикул.

Также внимание стоит уделить строке «наценка». Туда вносятся данные только торговой компанией. Если покупатель не является розничным продавцом, который запланировал последующую реализацию груза, вписывать ничего не нужно. Важно заполнить и графу с весом. Указывать его необходимо строго в тоннах, а не в килограммах. 

При заполнении грузоотправителем этот раздел подтверждается главным бухгалтером компании. О чем свидетельствует подпись, а также штамп фирмы. При оприходовании все эти строки скрупулезно проверяются, подтверждение происходит лишь при отсутствии любых отклонений. 

 

Транспортный раздел 

Здесь важно заполнить часть с погрузочными и разгрузочными работами. И отдельно сфокусируйте внимание на временных рамках, отведенных под эти этапы. Также вносится общий километраж пути, расчет ценовой стоимости каждой единицы, сумма, начисленная в результате сверки планируемой длины дороги. Разумеется, в этом случае заполнением занимается водитель или экспедитор вкупе с главным бухгалтером, но уже компании, которая осуществляет грузоперевозку. 

Заработная плата водителя также вычисляется ввиду сверки этой части документации, основаниями служит пройденный путь. Сложность участка, качество продукции, особые условия доставки прописываются отдельно, но не являются показателями к увеличениям стоимости заработной платы водителя. 

 

При транзитной поставке 

Товарно-транспортная накладная – это первичный документ, на основе которого может происходить оприходование. Но при транзите торговая компания выступает сразу в двух ролях. По сути осуществляется парная сделка, фирма сначала приобретает ТМЦ, проводит оприходование, принимает поставку, а после реализует уже конечному потребителю. Поэтому предприятия в первом случае – заказчик и покупатель, а во втором – уже продавец. 

Соответственно, в документации, в зависимости от договора, компания будет прописываться в разных графах. 

Сроки хранения 

По общим правилам выделяется крайний срок. За его пределами использование уже не допускается. Он обозначается в пять лет. 

 

Допустимо ли использовать старую форму в настоящий момент

Этот неоднозначный момент. Федеральная налоговая служба имеет официальную позицию по нему. Она сообщает, что для поставки требуется лишь один вид документа. Дублировать его нет никакой необходимости. И им может выступать и ТН и ТТН. Но существует масса видов поставок, когда первый вариант становится строго необходимым. А значит, заполнение старой формы уже просто невозможно. Точнее, на нее не будут ориентироваться, не будет юридической силы. В аналог есть ситуации, как перевозка алкоголя, когда только старый вариант будет легальным.

При этом для отчетности подойдет исключительно новый вариант. И именно с его помощью можно решить вопросы с налоговой службой. Но остается значимый нюанс – это отсутствие раздела о ТМЦ в новом формате. Как проводить оприходование, если о грузе, по сути, ничего не сказано? Все просто, необходимо параллельно использовать ТОРГ-12. Это строго обязательно. С одной стороны можно обойтись только старой формой, но отчетности тогда сформировать не получится. Значит, ТОРГ-12 все же придется заполнять. 

Выходит, что устаревшая форма допустима к использованию, но с массой оговорок. И ее эксплуатация попросту не так удобна и эффективна. Поэтому сейчас адекватных преимуществ не наблюдается. 

Вот мы и разобрались с главным вопросом обзора. Товарно-транспортная накладная – это не самый современный, удобный и логичный вариант. Но он до сих пор применяется практически в 30% случаев. И вполне вероятно, что выходить из оборота ТТН будет еще не менее десятка лет.